Outlookのアドレス帳をまとめる方法｜初心者でもできる整理術

Outlookのアドレス帳が増えてきて、どこに誰がいるのか分からなくなっていませんか？「あれ、あの人のメールアドレスどこだっけ？」と焦る前に、整理術を覚えておくと安心ですよ。今回は、45歳以上の方でも分かりやすいように、Outlookのアドレス帳をまとめる方法をお伝えします。

連絡先グループを作って一斉送信を楽にしよう

Outlookのイメージ

例えば、毎月の会議メンバーや趣味のサークル仲間など、同じメンバーに何度もメールを送ることってありますよね。そんなとき、いちいち宛先を入力するのは面倒です。そこで活躍するのが「連絡先グループ」です。

これで、次回からそのグループ名を宛先に入力するだけで、全員に一斉送信ができます。

連絡先を「仕事用」「プライベート用」「趣味のグループ」など、カテゴリーごとに分けておくと、必要な連絡先をすぐに見つけられます。誤ってプライベートの連絡先に仕事のメールを送る心配も減ります。

これで、フォルダーごとに連絡先を整理できます。

例えば、「重要な取引先には赤」「上司には青」など、色で分類しておくと、連絡先を一目で区別できます。忙しいときでも、重要な連絡先をすぐに見つけられます。

これで、連絡先に色がつき、視覚的に管理しやすくなります。

連絡先グループを開き、「メンバーの追加」から新しい連絡先を追加できます。追加後、「保存して閉じる」をクリックしてください。

はい、Outlookの連絡先はクラウドと同期されているため、他のパソコンやスマートフォンからでもアクセスできます。

はい、検索バーに分類名を入力すると、色分けした連絡先を簡単に検索できます。

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Outlookのアドレス帳を整理することで、日々の連絡がスムーズになり、時間の節約にもつながります。連絡先グループで一斉送信を楽にし、フォルダーで整理し、色分けで視覚的に管理することで、より効率的に活用できます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。