Outlookで複数のアドレス帳を上手に使いこなす方法

2025.10.01

Outlookを使っていると、複数のメールアドレスを管理したい場面が増えてきますよね。たとえば、仕事用とプライベート用のメールアドレスを切り替えながら使いたい、同じ部署のメンバーに一斉に連絡したい、というようなケースです。

でも、「どうやって複数のアドレス帳を整理すればいいのか」「一度にたくさんの連絡先を登録したいけれど、手間がかかりそう」といったお悩みもあるかもしれません。

そこで今回は、Outlookで複数のアドレス帳を効率的に管理する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。

Outlookで複数のアドレス帳を管理する方法

Outlookのイメージ

複数の人に同じ内容のメールを送るとき、毎回宛先を入力するのは手間ですよね。そんなときに便利なのが「連絡先グループ」です。これを使うと、グループ名を宛先に入力するだけで、登録したメンバー全員に一斉にメールを送ることができます。

たとえば、「営業部」や「A社関係者」など、よく連絡を取る相手をグループ化しておくと、メールの送信がスムーズになります。

たくさんの連絡先を一度に登録したい場合、Excelなどでリストを作成し、それをOutlookに取り込む方法があります。これにより、手作業で一つずつ入力する手間を省くことができます。

また、受信したメールから直接連絡先を登録することも可能です。メールを「連絡先」フォルダにドラッグ＆ドロップするだけで、自動的に連絡先が追加されます。

連絡先が増えてくると、どこに何があるのか分からなくなりがちです。そんなときは、「カテゴリ」機能を活用すると便利です。たとえば、「青社内スタッフ」「緑取引先」「赤重要顧客」など、色分けとカテゴリ名を組み合わせておくと、目的の相手をすぐに見つけ出すことができます。

さらに、不要な連絡先は定期的に整理・削除することで、アドレス帳をスッキリと保つことができます。

Outlookでは、複数のメールアカウントを追加して一元管理することができます。「ファイル」タブから「アカウントの追加」を選択し、追加したいメールアドレスを入力するだけで設定が完了します。

はい、連絡先グループに追加したメンバーは後からでも編集・削除が可能です。「人」アイコンから「連絡先グループ」を選択し、該当のグループを開いてメンバーの追加や削除を行ってください。

Outlookでは、連絡先をCSV形式でエクスポートすることができます。「ファイル」→「開く/エクスポート」→「インポート/エクスポート」から「ファイルにエクスポート」を選択し、「カンマ区切り（CSV）」を選んで連絡先を保存してください。

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Outlookで複数のアドレス帳を効率的に管理することで、日々のメール業務がぐっと楽になります。連絡先グループを活用して一括送信したり、連絡先を一括で登録・整理したりすることで、時間の節約にもつながります。

もし、設定方法や操作に不安がある場合は、お気軽にLINEでご相談ください。