Outlookのアドレス帳を配布リストとして活用する方法｜初心者向けガイド

Outlookを使っていると、複数の人に同じメールを送る機会が増えてきますよね。特に、同じ部署の同僚や、取引先の担当者など、頻繁に連絡を取る相手が決まっている場合、毎回メールアドレスを入力するのは面倒です。そこで活用したいのが、Outlookの「連絡先グループ」や「配布リスト」機能です。

この機能を使うと、複数のメールアドレスを一つのグループとしてまとめ、グループ名を宛先に入力するだけで、登録された全員に一斉にメールを送ることができます。これにより、時間の節約やミスの防止につながります。

ただし、初めてこの機能を使う方にとっては、設定方法や使い方が少し難しく感じるかもしれません。そこで、今回は初心者の方でもわかりやすいように、Outlookのアドレス帳を配布リストとして活用する方法を、ステップバイステップでご紹介します。

連絡先グループ（配布リスト）とは？

Outlookのイメージ

連絡先グループ（旧称配布リスト）とは、複数のメールアドレスを一つのグループとしてまとめたものです。このグループを使うことで、毎回個別に宛先を入力する手間を省くことができます。

例えば、部署のメンバー全員にメールを送る際、「営業部全員」や「プロジェクトAメンバー」といったグループを作成しておけば、宛先にそのグループ名を入力するだけで、登録された全員にメールが届きます。

連絡先グループを作成する方法

Outlookで連絡先グループを作成する手順は以下の通りです。

これで、新しい連絡先グループが作成されました。

連絡先グループを使ってメールを送る方法

作成した連絡先グループを使ってメールを送る手順は以下の通りです。

これで、グループに登録された全員に一斉にメールが送信されます。

連絡先グループを他のユーザーと共有する方法

作成した連絡先グループを他のユーザーと共有するには、以下の手順を行います。

受信者は、メールに添付されたグループを自分の連絡先に保存することができます。

よくある質問や疑問

Q1: 連絡先グループに外部のメールアドレスを追加できますか？

はい、できます。Outlookの連絡先に外部のメールアドレスを追加し、そのアドレスを連絡先グループに追加することができます。

Q2: 連絡先グループを作成した後、メンバーを追加・削除するにはどうすればよいですか？

連絡先グループを開き、「Add Members（メンバーを追加）」や「Remove Member（メンバーを削除）」を使って、メンバーの追加や削除を行うことができます。

Q3: 連絡先グループをエクスポートしてバックアップできますか？

はい、できます。連絡先グループをエクスポートして、バックアップを取ることができます。

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まとめ

Outlookの連絡先グループ（配布リスト）機能を活用することで、複数の宛先に一斉にメールを送る手間を省くことができます。特に、同じメンバーに頻繁に連絡を取る場合には、非常に便利な機能です。

初めてこの機能を使う方でも、手順に沿って設定すれば簡単に利用を開始できます。ぜひ、日々の業務で活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。