「Outlookのアドレス帳を他の人と共有したいけれど、どうすればいいのか分からない…」そんなお悩みを抱えていませんか？特にパソコンやスマホに不安がある方にとって、操作が難しそうに感じるかもしれませんが、心配はいりません。この記事では、初心者の方でも安心してできるように、ステップ・バイ・ステップで分かりやすく解説します。
連絡先フォルダーを他のユーザーと共有する方法
Outlookのイメージ
まずは基本の「連絡先フォルダー」を共有する方法からご紹介します。
手順1Outlookを開いて「連絡先」をクリック
Outlookを起動し、画面下部の「連絡先」アイコンをクリックします。
手順2共有したいフォルダーを右クリック
「自分の連絡先」など、共有したいフォルダーを右クリックします。
手順3共有の招待を送信
表示されるメニューから「連絡先の共有」を選択し、相手のメールアドレスを入力して招待状を送信します。
手順4相手が招待を受け入れる
相手が招待を受け入れると、あなたの連絡先フォルダーが共有されます。
連絡先グループ（旧配布リスト）を他のユーザーと共有する方法
次に、複数の連絡先をまとめた「連絡先グループ」を共有する方法です。
手順1新しいメールを作成
Outlookで新しいメールを作成します。
手順2連絡先グループをドラッグ＆ドロップ
「People（連絡先）」から共有したいグループをメール本文にドラッグ＆ドロップします。
手順3メールを送信
そのままメールを送信すると、相手はグループを自分の連絡先に保存できます。
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共有メールボックスを利用する方法
チームで同じメールアドレスを使いたい場合は、「共有メールボックス」の設定がおすすめです。
手順1管理者が設定
Microsoft 365の管理者が管理センターで「共有メールボックス」を作成し、メンバーを追加します。
手順2Outlookに追加
メンバーは自分のOutlookに共有メールボックスを追加することで、共通のメールアドレスを利用できます。
よくある質問や疑問
Q1: 共有した連絡先フォルダーは、相手が自分のOutlookで見ることができますか？
はい、相手が招待を受け入れると、あなたの連絡先フォルダーが相手のOutlookに表示されます。これにより、相手もあなたの連絡先情報を参照できるようになります。
Q2: 連絡先グループを共有した場合、相手はどのように利用できますか？
相手がメールを受け取ると、連絡先グループが自分の連絡先に保存されます。これにより、グループ内のメンバーに簡単にメールを送信できるようになります。
Q3: 共有メールボックスを利用する際、管理者以外のユーザーはどのように設定しますか？
共有メールボックスは、管理者が設定した後、メンバーが自分のOutlookに追加することで利用できます。特別な設定は不要です。
まとめ
Outlookのアドレス帳を他の人と共有する方法は、連絡先フォルダーの共有から連絡先グループ、共有メールボックスの設定までさまざまです。どの方法も、初心者の方でも安心して操作できるように設計されています。ぜひ、必要に応じて適切な方法を選んで、円滑な情報共有を実現してください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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