「Outlookでメールを送るとき、宛先に出てくる名前が多すぎて、どれが誰だかわからない…」こんな悩み、ありませんか？特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとって、アドレス帳の整理は難しそうに思えるかもしれません。でも大丈夫！今回は、初心者の方でもわかりやすく、Outlookのアドレス帳を整理する方法をご紹介します。
Outlookのアドレス帳整理でできること
Outlookのイメージ
まず、Outlookのアドレス帳を整理することで、以下のことが可能になります
- 宛先候補の整理メールを送るときに表示される宛先候補を整理できます。
- 不要な連絡先の削除もう使わない連絡先を削除できます。
- 連絡先の統合重複している連絡先を統合できます。
これらの整理を行うことで、メールの送信がスムーズになり、時間の節約にもつながります。
初心者でもできる！Outlookアドレス帳の整理方法
それでは、具体的な整理方法を見ていきましょう。
宛先候補の整理
メールを送るときに表示される宛先候補は、過去に送った相手の情報を元に表示されます。不要な候補を削除することで、宛先選択がスムーズになります。
- Outlookを開き、新規メールを作成します。
- 宛先欄に名前の一部を入力します。
- 表示された候補の中から不要なものを選び、「×」ボタンで削除します。
これで、不要な宛先候補を削除できます。
連絡先の削除
連絡先が増えてくると、不要なものも出てきます。不要な連絡先を削除することで、アドレス帳をすっきりさせましょう。
- Outlookを開き、「連絡先」または「People」を選択します。
- 削除したい連絡先を選び、右クリックして「削除」を選択します。
これで、不要な連絡先を削除できます。
連絡先の統合
同じ人の連絡先が複数存在する場合、統合することで管理が楽になります。
- Outlookを開き、「連絡先」または「People」を選択します。
- 統合したい連絡先を選び、「管理」タブから「重複の統合」を選択します。
- 表示される指示に従って統合を完了させます。
これで、重複した連絡先を統合できます。
よくある質問や疑問
Q1: 宛先候補を完全に無効にすることはできますか？
はい、可能です。以下の手順で無効にできます
- Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択し、「メール」をクリックします。
- 「メッセージの送信」セクションで、「宛先、CC、BCCに入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックを外します。
これで、宛先候補の表示を無効にできます。
Q2: 連絡先を削除した後、復元することはできますか？
削除した連絡先は、Outlookの「削除済みアイテム」フォルダーに移動します。そこから復元することができます。
- Outlookを開き、「削除済みアイテム」フォルダーを選択します。
- 復元したい連絡先を右クリックし、「復元」を選択します。
これで、削除した連絡先を復元できます。
Q3: アドレス帳の整理を自動化する方法はありますか？
Outlookには、定期的にアドレス帳を整理する機能はありませんが、手動で定期的に整理することで、アドレス帳を最新の状態に保つことができます。
まとめ
Outlookのアドレス帳を整理することで、メールの送信がスムーズになり、時間の節約にもつながります。初心者の方でも、上記の方法を試すことで、簡単に整理できます。ぜひ、定期的にアドレス帳を整理して、快適なメールライフを送りましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント