Outlookのアドレス帳がごちゃごちゃしていて、メールを送るのが面倒だと感じていませんか？特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとって、整理整頓は大きな課題ですよね。今回は、そんなお悩みを解決するために、初心者でもできるOutlookのアドレス帳整理術をご紹介します。
Outlookのアドレス帳整理の基本ステップ
Outlookのイメージ
まずは、アドレス帳を整理するための基本的なステップを押さえておきましょう。
不要な連絡先を削除する
Outlookを開き、画面左下の「People（連絡先）」アイコンをクリックします。削除したい連絡先を選択し、画面上部の「削除」ボタンをクリックするか、選択した連絡先を右クリックして「削除」を選びます。確認メッセージが表示されたら、「はい」をクリックして確定します。
連絡先をグループ分けする
頻繁に連絡を取る相手をグループ化することで、メールの宛先入力が楽になります。新しい連絡先グループを作成し、メンバーを追加することで、チームへの一斉送信が効率化されます。
フォルダーを活用して整理する
連絡先を「仕事用」「プライベート用」などのカテゴリーごとにフォルダー分けすることで、必要な連絡先をすぐに見つけることができます。フォルダーを右クリックして「新しいフォルダー」を選択し、名前を付けて作成します。
よくある質問や疑問
Q1: 削除した連絡先は完全に消えるのですか？
はい、削除した連絡先はOutlookの連絡先リストから完全に削除されます。ただし、削除した連絡先の情報が他の場所に保存されている場合は、その情報は残る可能性があります。
Q2: 会社の共有アドレス帳を削除したい場合、どうすればよいですか？
会社で使用しているOutlookでは、共有のアドレス帳が表示されることがあります。これらは管理者によって設定されているため、個人で削除することはできません。不要なアドレス帳が表示されている場合は、会社のIT担当者や管理者に相談して、表示を解除してもらいましょう。
Q3: メール作成時に表示されるアドレス候補を完全に削除する方法はありますか？
メール作成時に宛先欄に過去に送信した相手のアドレスが候補として表示されることがあります。これらの候補を削除するには、宛先欄に表示された候補の右側に表示される「×」マークをクリックすることで削除できます。ただし、再度そのアドレスを宛先に入力すると、再び候補として表示されることがあります。
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まとめ
Outlookのアドレス帳整理は、少しの手間で日々のメール管理が格段に楽になります。不要な連絡先の削除、グループ分け、フォルダー活用など、基本的な整理術を実践することで、快適なメールライフを手に入れましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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