Outlookで社内・社外のアドレス帳を分けて管理する方法

「Outlookのアドレス帳を社内と社外で分けて管理したいけれど、どうすればいいのか分からない…」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者でも安心してできる方法をご紹介します。パソコンやスマホの操作に自信がない方でも、手順を追っていけば必ずできるようになりますよ。

なぜアドレス帳を分ける必要があるのか？

Outlookのイメージ

例えば、仕事のメールとプライベートのメールを混ぜて管理していると、重要なメールを見逃してしまったり、誤ってプライベートな内容を送ってしまうことがあります。社内の連絡先と社外の連絡先を分けて管理することで、以下のようなメリットがあります。

ここがポイント！

Outlookでは、個人用の連絡先フォルダーを作成し、それをアドレス帳として利用することができます。以下の手順で、社内用と社外用のアドレス帳を作成してみましょう。

これで、社内用と社外用のアドレス帳が作成され、それぞれに連絡先を追加することができます。

新しく作成したアドレス帳に連絡先を追加するには、以下の手順を行います。

これで、社内用と社外用の連絡先がそれぞれのアドレス帳に追加されます。

はい、連絡先グループを作成することで、複数の連絡先を一度に管理できます。Outlookの「連絡先」ビューで、「ホーム」タブの「新しい連絡先グループ」を選択し、グループに名前を付けてメンバーを追加することで作成できます。

はい、CSVファイルなどから連絡先をインポートすることができます。「ファイル」タブの「開く」から「インポート」を選択し、インポートウィザードに従って操作してください。

はい、Outlookアプリをスマートフォンにインストールすることで、モバイルデバイスでもアドレス帳を管理できます。アプリ内で連絡先を追加・編集することが可能です。

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Outlookで社内・社外のアドレス帳を分けて管理することで、メールの整理がしやすくなり、重要な連絡を見逃しにくくなります。手順を追って設定すれば、初心者の方でも簡単に実現できます。ぜひ、試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。