Outlookのアドレス帳を社内で共有する方法｜初心者でも安心のステップガイド

Outlookのアドレス帳を社内で共有したいけれど、設定方法がわからず困っていませんか？特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとって、操作手順や用語が難しく感じられるかもしれません。そこで、今回は初心者の方でも安心して実践できるよう、わかりやすく解説いたします。

Outlookのアドレス帳を社内で共有する方法

Outlookのイメージ

まずは、Outlookのアドレス帳を社内で共有する基本的な方法をご紹介します。

Outlookでは、連絡先フォルダーを他のユーザーと共有することができます。以下の手順で設定できます。

この方法で、他のユーザーと連絡先を共有できます。共有されたユーザーは、受信した招待状から連絡先を自分のOutlookに追加できます。

社内で複数人で同じメールアドレスを使用したい場合、共有メールボックスを利用する方法があります。管理者が設定を行う必要がありますが、設定後は以下の手順で利用できます。

共有メールボックスが追加されると、複数人で同じメールアドレスを利用できるようになります。

連絡先フォルダーを共有する際に、「受信者はこの連絡先のアイテムを追加、編集、および削除できる」チェックボックスをオンにすることで、相手が連絡先を編集できるようになります。

連絡先フォルダーを削除するには、Outlookを開き、「連絡先」をクリックし、削除したいフォルダーを右クリックして「削除」を選択します。ただし、共有フォルダーを削除するには、共有設定を解除する必要があります。

共有メールボックスにアクセスできない場合、管理者に確認し、アクセス権限が正しく設定されているか確認してください。また、Outlookを再起動することで、共有メールボックスが表示されることがあります。

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Outlookのアドレス帳を社内で共有することで、連絡先の管理が効率化され、業務のスムーズな進行が期待できます。初心者の方でも、上記の手順を参考にして設定を行ってみてください。操作に不安がある場合や、さらに詳しいサポートが必要な場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。