「Outlookのアドレス帳をカテゴリ分けして整理したいけれど、どうすればいいのか分からない」とお悩みの方へ。この記事では、初心者の方でも簡単にできる方法を、わかりやすくご紹介します。
連絡先をカテゴリ分けするメリットとは？
Outlookのイメージ
Outlookのアドレス帳に登録された連絡先をカテゴリ分けすることで、以下のようなメリットがあります
ここがポイント！
- 目的別に連絡先を整理できる例えば、「仕事関係」「友人」「家族」など、用途に応じてグループ化できます。
- メール送信時に宛先を簡単に選択できるカテゴリごとにまとめてメールを送信する際に便利です。
- 連絡先の検索や管理がしやすくなる大量の連絡先の中から目的の相手を素早く見つけられます。
Outlookで連絡先をカテゴリ分けする方法
Outlookでは、連絡先に「カテゴリ」を設定することで、簡単に分類できます。
手順1連絡先を開く
Outlookを開き、画面左下の「人型のアイコン（連絡先）」をクリックして、連絡先一覧を表示します。
手順2連絡先を選択
カテゴリを設定したい連絡先をクリックして選択します。
手順3カテゴリを設定
選択した連絡先を右クリックし、「カテゴリ」→「すべてのカテゴリ」を選択します。
表示された「色分類項目」ダイアログボックスで、既存のカテゴリを選択するか、「新規作成」をクリックして新しいカテゴリを作成します。
新しいカテゴリを作成する際は、名前を入力し、色を選択して「OK」をクリックします。
カテゴリを活用するコツ
カテゴリを効果的に活用するためのポイントをご紹介します。
ここがポイント！
- 一貫した命名規則を設定する例えば、「仕事_重要」「プライベート_友人」など、わかりやすい名前を付けると管理がしやすくなります。
- 複数のカテゴリを組み合わせる一人の連絡先に対して、複数のカテゴリを設定することで、より詳細に分類できます。
- 定期的にカテゴリを見直す使用しなくなったカテゴリは削除し、必要なカテゴリを追加することで、常に整理された状態を保てます。
よくある質問や疑問
Q1: カテゴリを削除するにはどうすればいいですか？
「色分類項目」ダイアログボックスで、削除したいカテゴリを選択し、「削除」をクリックします。
Q2: カテゴリの色を変更することはできますか？
はい、できます。「色分類項目」ダイアログボックスで、変更したいカテゴリを選択し、「編集」をクリックして色を変更できます。
Q3: 一度設定したカテゴリを他の連絡先にも適用するにはどうすればいいですか？
他の連絡先を選択し、手順3で説明したようにカテゴリを設定することで、同じカテゴリを適用できます。
まとめ
Outlookのアドレス帳で連絡先をカテゴリ分けすることで、メールの送信や管理が格段に便利になります。ぜひ、上記の手順を参考にして、自分だけの整理術を見つけてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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