Outlookのアドレス帳に会社名を表示させる方法｜初心者向けガイド

「Outlookのアドレス帳に会社名を表示させたいけど、どうすればいいの？」とお悩みの方へ。特にパソコンやスマホに詳しくない方でも安心してできる方法を、わかりやすくご紹介します。

なぜアドレス帳に会社名を表示させたいのか？

Outlookのイメージ

例えば、同じ名前の同僚が複数いる場合、メールを送るときにどの人に送るのか迷ってしまいますよね。そんなとき、アドレス帳に会社名が表示されていれば、誰に送るべきか一目でわかります。ビジネスメールでは、正確な宛先を選ぶことがとても大切です。

アドレス帳に会社名を表示させる方法

Outlookのアドレス帳に会社名を表示させるには、連絡先の「表示名」を工夫するのがポイントです。以下の手順で設定できます。

このように設定することで、アドレス帳に表示される名前が「会社名（氏名）」となり、誰に送るべきかが一目でわかります。

表示名を変更する際の注意点

表示名を変更する際には、以下の点に注意してください。

• 他の情報は変更しない表示名以外の情報を変更すると、他の連絡先と混同される可能性があります。
• 一貫性を保つ同じ会社の同僚には同じ形式で表示名を設定すると、さらにわかりやすくなります。
• 頻繁に変更しない表示名を頻繁に変更すると、混乱を招く可能性があります。必要なときにだけ変更しましょう。

よくある質問や疑問

Q1: 会社名を表示名に追加するだけで、メール送信時に相手に会社名が表示されますか？

はい、表示名に会社名を追加することで、メール送信時に相手のアドレス帳にも「会社名（氏名）」の形式で表示されます。

Q2: 既に登録されている連絡先の表示名を変更するにはどうすればいいですか？

既存の連絡先を開き、「表示名」欄を編集して「会社名（氏名）」の形式に変更し、「保存して閉じる」をクリックすれば完了です。

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まとめ

Outlookのアドレス帳に会社名を表示させることで、誰にメールを送るべきかが一目でわかり、ビジネスメールのやり取りがスムーズになります。表示名の設定は簡単で、ちょっとした工夫で大きな効果が得られます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。