Outlookで会社ごとにアドレス帳を分ける方法：初心者でもできるステップバイステップガイド

Outlookを使っていると、同じような名前の人が多くて、誰が誰だか分からなくなってしまうこと、ありますよね。特に、複数の会社とやり取りしていると、どの会社の人と連絡を取っているのか、すぐに分からなくなってしまいます。そんなときに便利なのが、「連絡先グループ」を活用する方法です。これを使うと、会社ごとに連絡先を整理でき、メールの送信もスムーズになりますよ。

連絡先グループって何？

Outlookのイメージ

連絡先グループとは、複数の連絡先を一つのグループとしてまとめて管理できる機能です。例えば、「A社」「B社」「C社」といったグループを作成すれば、それぞれの会社の人たちをまとめて管理できます。これにより、メールを送る際に宛先を一つのグループ名で指定するだけで、グループ内の全員に一斉に送信できるようになります。

連絡先グループの作り方

Outlookで連絡先グループを作成する手順は以下の通りです

これで、A社の連絡先グループが作成されました。B社やC社も同様にグループを作成していきましょう。

メールを送るときのポイント

メールを送る際、宛先にグループ名を入力するだけで、そのグループに登録されている全員に一斉に送信できます。例えば、宛先に「A社」と入力すれば、A社の全員にメールが届きます。

また、グループ名の左側に「+」が表示される場合があります。これをクリックすると、グループ内のメンバーが一覧で表示されます。必要に応じて、個別に追加や削除を行うこともできます。

よくある質問や疑問

Q1: 連絡先グループに追加した人が表示されない場合はどうすればいいですか？

連絡先グループに追加した人が表示されない場合、その人の連絡先情報が正しく登録されているか確認してください。特に、メールアドレスや名前の入力ミスがないかチェックしましょう。また、Outlookの同期設定を確認し、最新の情報が反映されているか確認してください。

Q2: グループ内のメンバーを追加・削除するにはどうすればいいですか？

連絡先グループを開き、「メンバーの追加」や「メンバーの削除」オプションを使用して、グループ内のメンバーを追加・削除できます。追加する場合は、Outlookの連絡先から選択するか、新しいメールアドレスを入力して追加できます。

Q3: グループを削除するにはどうすればいいですか？

連絡先グループを削除するには、グループを右クリックし、「削除」を選択します。削除しても、グループ内の連絡先は削除されませんので、安心してください。

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まとめ

Outlookの連絡先グループを活用することで、会社ごとの連絡先を整理し、メールの送信を効率化することができます。特に、複数の会社とやり取りしている場合、この機能は大変便利です。ぜひ、連絡先グループを活用して、日々の業務をよりスムーズに進めてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。