Outlookアドレス帳の管理術｜初心者でもできる整理・活用法

Outlookのアドレス帳、つまり「連絡先」をうまく活用できていますか？「連絡先が多すぎて探すのが大変」「グループメールを送りたいけどうまくいかない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。今回は、そんな初心者の方でもできる、Outlookのアドレス帳の整理・活用方法をご紹介します。

アドレス帳って何？まずは基本を押さえよう

Outlookのイメージ

Outlookのアドレス帳は、メールアドレスや名前、電話番号などの連絡先情報を管理するための機能です。これをうまく活用することで、メールの送信や予定の管理がスムーズになります。

受信したメールの差出人を連絡先に追加するのはとても簡単です。メールを開いて、差出人の名前やメールアドレスを右クリックし、「Outlookの連絡先に追加」を選択するだけで、新しい連絡先が作成されます。これで、次回からその人にメールを送る際に、名前を入力するだけで候補が表示されるようになります。

連絡先が増えてくると、誰が誰だか分からなくなってしまいます。そんなときは、Outlookの「カテゴリ」機能を使って整理しましょう。例えば、「青社内スタッフ」「緑取引先」「赤重要顧客」など、色分けとカテゴリ名を組み合わせておくと、目的の相手をすぐに見つけ出すことができます。

複数人に同じメールを送る場合、毎回一人ずつ宛先を選ぶのは非効率です。そこで役立つのが「連絡先グループ」です。例えば、「営業部」グループを作ってチーム全体に送信することができます。グループの作成手順は以下の通りです。

作成したグループは、宛先にグループ名を入力するだけでOKです。

Outlookでは、一度送信した宛先が自動で記録され、次回以降は数文字入力するだけで候補が表示されます。これを「オートコンプリートリスト」と呼びます。便利な一方で、間違ったアドレスや古い情報が残ってしまうこともあるため、定期的な整理が必要です。

削除方法は以下の通りです。

また、Outlookの設定から一括削除も可能です。

これにより、間違った送信ミスを防ぐことができます。

Outlookの連絡先は、スマートフォンとも同期することで、外出先でも使えるようになります。特にMicrosoft365アカウントを使っている場合は、iPhoneやAndroidとの連携もスムーズです。

設定方法（例iPhone）

これで、Outlookで管理している連絡先がスマホでもそのまま使えます。

はい、CSVファイルを使って一括インポートすることができます。Excelなどで連絡先情報を整理し、CSV形式で保存した後、Outlookの「インポート/エクスポート」機能を使って取り込むことができます。

「人」アイコンをクリックして連絡先一覧を表示し、編集したい連絡先をダブルクリックします。表示された情報を編集し、「保存」をクリックすれば完了です。

いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」

あなたはこんな経験はありませんか？

✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦

平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。

LINEでメッセージを送れば即時解決！

すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。

最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。

誰でも無料で使えますので、安心して使えます。

問題は先のばしにするほど深刻化します。

小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。

あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。

ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。

Outlookのアドレス帳を活用することで、メールの送信や連絡先の管理が格段に便利になります。連絡先の登録から整理、グループ化、オートコンプリートリストの管理まで、少しの工夫で業務効率が大きく向上します。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。