Outlookのアドレス帳を組織の部署ごとに階層表示できる「階層型アドレス帳（HAB）」をご存じですか？「部署ごとに誰がいるかすぐにわかるようにしたい」「宛先を選ぶときに役職順で並べたい」など、日々の業務で便利に活用できます。今回は、初心者でもわかりやすく、Outlookで階層型アドレス帳を設定する方法を解説します。
階層型アドレス帳とは？
Outlookのイメージ
Outlookのアドレス帳は、通常、アルファベット順に並んでいます。しかし、組織内で「営業部」「人事部」「管理部」など、部署ごとに連絡先を整理したい場合、階層型アドレス帳が役立ちます。これを使うと、組織の構造に合わせて連絡先をツリー状に表示でき、目的の部署や担当者を素早く見つけられます。
階層型アドレス帳のメリット
- 組織構造が一目でわかる部署ごとに連絡先が整理されているため、誰がどの部署に所属しているかすぐに確認できます。
- 宛先選択がスムーズメール作成時に、部署ごとに宛先を選択できるので、手間が省けます。
- 役職順に並べ替え可能役職順で連絡先を並べ替えることができ、社内の階層関係を反映できます。
設定に必要な準備
階層型アドレス帳を利用するには、以下の準備が必要です
- Outlook 2013以降のバージョン階層型アドレス帳は、Outlook 2013以降のバージョンで利用可能です。
- Exchange Onlineの利用組織がExchange Onlineを使用している必要があります。
- 管理者権限階層型アドレス帳の設定には、Exchange管理者の権限が必要です。
階層型アドレス帳の設定手順
階層型アドレス帳の設定は、PowerShellを使用して行います。以下の手順で設定できます
- PowerShellでExchange Onlineに接続管理者アカウントでPowerShellを起動し、Exchange Onlineに接続します。
- ルート組織の指定最上位の部署をルート組織として指定します。コマンド例
Set-OrganizationConfig -HierarchicalAddressBookRoot "営業部" - グループの階層設定各部署を階層型アドレス帳に表示させるため、グループの設定を行います。コマンド例
Set-Group -Identity "営業部" -IsHierarchicalGroup $true
※詳細な手順やコマンドについては、Microsoftの公式ドキュメントを参照してください。
よくある質問
Q1: Outlook Web App（OWA）でも階層型アドレス帳は利用できますか？
現在、階層型アドレス帳はOutlookクライアントでのみ利用可能で、Outlook Web App（OWA）では利用できません。
Q2: 階層型アドレス帳の設定後、反映までどのくらい時間がかかりますか？
設定後、最大で24時間程度で反映される場合があります。反映されない場合は、PowerShellで設定を再確認してください。
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まとめ
Outlookの階層型アドレス帳を活用することで、組織内の連絡先を効率的に管理できます。設定には管理者権限が必要ですが、手順に従って行えば、誰でも設定可能です。もし設定に不安がある場合や、さらに詳しいサポートが必要な場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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