Outlookのアドレス帳を整理したいけど、フォルダ分けや移行方法がわからない…という方、いませんか？ここでは、初心者でも理解しやすいように、アドレス帳のフォルダ分けや移行の方法をステップごとに説明します。今後、メールの管理がもっと効率的になるので、ぜひ一緒にやってみましょう！
Outlookアドレス帳のフォルダ分けとは？
Outlookのイメージ
まず最初に、Outlookのアドレス帳をフォルダ分けするとはどういうことか簡単に説明します。アドレス帳には、メールの送信先として使用する「連絡先」が保存されています。これを、例えば「仕事の連絡先」「プライベートの連絡先」など、用途ごとに整理することが「フォルダ分け」です。
フォルダ分けのメリット
Outlookのアドレス帳をフォルダ分けすることで、以下のようなメリットがあります
- 連絡先の管理がしやすくなる: 仕事用とプライベート用を分けることで、必要な情報を素早く探し出せます。
- グループ化できる: メールを送る際に、グループを選んで一度に複数の人に送ることができます。
- 整理整頓ができる: フォルダ分けをしておけば、アドレス帳が整理され、無駄に重複した連絡先がなくなります。
アドレス帳をフォルダ分けする方法
次に、実際にOutlookでアドレス帳をフォルダ分けする方法をご紹介します。手順はとても簡単ですので、順番にやってみてください。
Outlookを開く
まず、パソコンでOutlookを開きます。アプリが起動したら、右上の「アドレス帳」アイコンをクリックします。
「新しいフォルダ」を作成する
アドレス帳の画面が表示されたら、「ファイル」メニューから「新しいフォルダ」を選択します。ここで、フォルダの名前を決めます。例えば、「仕事」「家族」「友達」など、自分が使いやすい名前をつけてください。
連絡先を追加する
新しく作成したフォルダに、連絡先をドラッグ＆ドロップで移動させます。これで、アドレス帳が整理されますよ。
アドレス帳を移行する方法
次に、Outlookのアドレス帳を別のPCやメールアカウントに移行する方法について説明します。引っ越しや新しいPCに買い替えたとき、過去の連絡先を移行したいですよね。安心してください、移行方法も簡単です。
連絡先のエクスポート
まず、Outlookのアドレス帳をエクスポートします。これを行うことで、連絡先をCSV形式（Excelなどで扱える形式）で保存できます。手順は以下の通りです
- Outlookを開き、左上の「ファイル」をクリックします。
- 「情報」を選択し、「アカウント設定」をクリックします。
- 「エクスポート」を選んで、「CSV形式」で保存します。
移行先のOutlookにインポート
次に、エクスポートしたCSVファイルを移行先のOutlookにインポートします。手順は次の通りです
- 移行先のOutlookを開き、「ファイル」をクリックします。
- 「インポート」を選択し、エクスポートしたCSVファイルを選びます。
- インポートが完了したら、新しいPCでも同じアドレス帳が使えるようになります。
よくある質問や疑問
Q1. フォルダ分けした連絡先を移行するにはどうすればいいですか？
フォルダ分けした連絡先も、CSVファイルを使ってエクスポートし、移行先でもそのままインポートできます。インポート後、フォルダ分けされた状態で表示されるので便利ですよ。
Q2. 連絡先の移行はどれくらい時間がかかりますか？
移行にかかる時間は、連絡先の数によりますが、通常は数分で完了します。大量のデータがある場合でも、バックグラウンドで処理されるため、待機時間は少なくて済みます。
Q3. アドレス帳の移行後、設定がうまくいかない場合はどうしたらいいですか？
設定がうまくいかない場合、インポートしたCSVファイルが破損している可能性があります。その場合は再度エクスポートし直し、インポートの手順をもう一度試してみてください。
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まとめ
Outlookのアドレス帳をフォルダ分けして移行する方法について、具体的な手順をわかりやすく説明しました。これで、アドレス帳が整理され、別のPCへの移行もスムーズに行えます。最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、一度覚えてしまえば後は簡単にできますよ！
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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