メールを送るとき、同じメンバーに何度も送信するのは手間ですよね。そんなときに便利なのが「グループ機能」です。今回は、Outlookのアドレス帳でグループを作成・編集する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
グループを作成する方法
まずは、グループを作成してみましょう。例えば、地域のボランティアグループや趣味のサークルなど、同じメンバーに何度もメールを送る際に便利です。
- Outlookを開き、画面左下の「人」アイコン(連絡先)をクリックします。
- 上部のリボンから「新しい連絡先グループ」を選択します。
- 表示されたウィンドウで、グループ名を入力します。
- 「メンバーの追加」をクリックし、以下のいずれかの方法でメンバーを追加します
- Outlookの連絡先から
- アドレス帳から
- 新しい電子メールの連絡先
- 追加したいメンバーを選択し、「OK」をクリックします。
- 最後に、「保存して閉じる」をクリックしてグループを作成します。
これで、グループ名を宛先に入力するだけで、メンバー全員にメールを送信できるようになります。
グループを編集する方法
作成したグループを後から編集することもできます。例えば、メンバーの追加や削除、グループ名の変更などが可能です。
- Outlookを開き、画面左下の「人」アイコン(連絡先)をクリックします。
- 左側の「連絡先リスト」から、編集したいグループを選択します。
- グループ名をダブルクリックして開きます。
- 表示されたグループのウィンドウで、以下の操作が可能です
- グループ名の変更
- メンバーの追加や削除
- メンバーの役割変更(メンバーから所有者へ、またはその逆)
- 編集が完了したら、「保存して閉じる」をクリックします。
これで、グループの内容を自由に編集できます。例えば、新しいメンバーを追加したり、役割を変更したりすることで、グループの管理がよりスムーズになります。
よくある質問や疑問
Q1: グループに新しいメンバーを追加する方法は?
グループのウィンドウを開き、「メンバーの追加」をクリックします。追加したい連絡先を選択し、「OK」をクリックすると、メンバーが追加されます。
Q2: グループからメンバーを削除するには?
グループのウィンドウで、削除したいメンバーを選択し、「メンバーの削除」をクリックします。確認メッセージが表示されたら、「はい」を選択すると、メンバーが削除されます。
Q3: グループの名前を変更する方法は?
グループのウィンドウで、上部の「名前」欄に新しい名前を入力します。変更後、「保存して閉じる」をクリックすると、名前が更新されます。
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まとめ
Outlookのアドレス帳でグループを作成・編集することで、同じメンバーに何度もメールを送る手間を省くことができます。初心者の方でも、上記の手順を参考にすれば簡単にグループを管理できるようになります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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