「Outlookのアドレス帳にたくさんの連絡先を一度に追加したいけれど、どうすればいいのか分からない…」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者でも安心してできる方法をご紹介します。
Outlookのアドレス帳に連絡先を一括追加する方法
Outlookで連絡先を一括追加する方法は、大きく分けて2つあります。
CSVファイルを使って一括インポートする方法
CSVファイル(カンマ区切り形式)を使って、複数の連絡先を一度に追加する方法です。
- Excelで連絡先の情報を入力し、CSV形式で保存します。
- Outlookを開き、「ファイル」→「開く」→「インポート/エクスポート」を選択します。
- 「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選び、「次へ」をクリックします。
- 「テキストファイル(コンマ区切り)」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 保存したCSVファイルを選択し、「次へ」をクリックします。
- インポート先のフォルダを選択し、「完了」をクリックします。
この方法を使うと、名刺交換で集めた連絡先や、顧客リストなどを一度に登録できてとても便利です。
連絡先グループを作成して一括管理する方法
よく連絡を取る人たちをグループにまとめておくと、メールを一斉送信する際に便利です。
- Outlookを開き、「連絡先」または「People」を選択します。
- 「ホーム」タブから「新しい連絡先グループ」を選択します。
- グループ名を入力し、「メンバーの追加」から「Outlookの連絡先から」を選択します。
- 追加したい連絡先を選び、「OK」をクリックします。
- 「保存して閉じる」をクリックして、グループを保存します。
これで、グループに登録したメンバーに一斉にメールを送ることができます。
よくある質問や疑問
Q1: CSVファイルの作成が難しそうですが、どうすればいいですか?
Excelで連絡先情報を入力する際、1行目に「名前」「メールアドレス」「電話番号」などの項目名を入力し、その下に各人の情報を入力します。入力が終わったら、「名前を付けて保存」で「CSV(カンマ区切り)」形式を選んで保存してください。もしテンプレートが必要であれば、インターネットで「Outlook CSVテンプレート」と検索すると、無料でダウンロードできるものがあります。
Q2: 連絡先グループに追加した連絡先は、どのように編集できますか?
連絡先グループに追加したメンバーを編集するには、「連絡先」または「People」から該当するグループをダブルクリックして開きます。そこから「メンバーの追加」や「メンバーの削除」を選択して、グループの内容を変更できます。変更が終わったら、「保存して閉じる」をクリックして保存してください。
Q3: 一括追加した連絡先をグループにまとめることはできますか?
はい、できます。CSVファイルで連絡先をインポートした後、手動で連絡先グループに追加することが可能です。グループを作成し、インポートした連絡先をそのグループに追加することで、管理がしやすくなります。
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まとめ
Outlookのアドレス帳に連絡先を一括追加する方法は、CSVファイルを使ったインポートや、連絡先グループの作成など、いくつかの方法があります。自分の状況や必要に応じて、最適な方法を選んでください。
もし操作中に不明な点や困ったことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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