初心者でもできる！Outlookで申請システムを簡単に構築する方法

「Outlookを使って申請システムを作りたいけど、難しそう…」と感じていませんか？実は、Microsoft 365のツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、簡単に申請・承認のワークフローを作成できます。今回は、45歳以上のパソコンやスマホに不安がある方でもわかりやすく、手順を追ってご紹介します。

Outlookで申請システムを作る前に知っておきたいこと

Outlookのイメージ

まず、申請システムを作るために必要なツールを確認しましょう。

これらのツールは、Microsoft 365のサブスクリプションに含まれていることが多いので、まずはご自身の環境を確認してみてください。

簡単な申請システムを作ってみよう

ここでは、休暇申請を例に、申請から承認までの流れを自動化する方法を紹介します。

SharePointリストを作成する

SharePointリストは、申請内容を管理するための「表」のようなものです。以下の手順で作成できます。

Power Automateでフローを作成する

Power Automateを使って、申請があった際に自動で承認者に通知し、承認結果をSharePointリストに反映させるフローを作成します。

これで、申請から承認までの一連の流れが自動化されます。

Teamsでの承認作業

承認者は、Teamsで通知を受け取り、承認または却下の操作を行います。これにより、手動での確認作業が減り、業務が効率化されます。

よくある質問

Q1: Outlookだけで申請システムは作れますか？

Outlookはメールの送受信に特化したツールであり、申請システムの構築には他のツール（Teams、SharePoint、Power Automateなど）との連携が必要です。

Q2: プログラミングの知識がなくてもできますか？

はい、Power Automateはノーコードでフローを作成できるため、プログラミングの知識がなくても申請システムを構築できます。

Q3: 他の申請（経費申請など）にも応用できますか？

はい、SharePointリストの項目を変更することで、さまざまな申請に対応できます。例えば、「経費申請」「備品貸出申請」などにも応用可能です。

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まとめ

Outlookを中心としたMicrosoft 365のツールを活用すれば、初心者でも簡単に申請システムを構築できます。まずは、SharePointリストを作成し、Power Automateでフローを組み立てることから始めてみましょう。わからないことがあれば、Microsoftのサポートやオンラインのヘルプを活用するのもおすすめです。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。