「大切な情報をうっかり外に漏らしてしまったら…」そんな心配を抱えていませんか？特に、パソコンやスマホの操作に自信がない方にとって、セキュリティ設定は難しく感じるかもしれません。でも安心してください。今回は、Microsoft 365のOutlookで「DLP（データ損失防止）」を設定する方法を、初心者の方にもわかりやすく、ステップ・バイ・ステップでご紹介します。
Outlook DLPとは？
Outlookのイメージ
まずは、DLPが何かを簡単に説明しますね。
DLP（データ損失防止）とは、企業や組織が大切な情報を外部に漏らさないようにするための仕組みです。たとえば、顧客の個人情報やクレジットカード番号など、送信してはいけない情報が含まれているメールを送ろうとすると、警告が表示されたり、送信がブロックされたりします。
Outlook DLP 設定の流れ
それでは、実際に設定してみましょう。以下の手順で進めてください。
- Microsoft Purviewにサインイン
まず、Microsoft 365の管理者アカウントでMicrosoft Purviewにサインインします。 - 「データ損失防止」メニューを選択
Purviewのダッシュボードから「データ損失防止」を選びます。 - 「ポリシーの作成」をクリック
新しいDLPポリシーを作成するために、「ポリシーの作成」ボタンをクリックします。 - ポリシーのテンプレートを選択
「個人情報の漏洩防止」など、目的に合ったテンプレートを選びます。 - ポリシーの条件を設定
どのような情報を保護したいのか、具体的な条件を設定します。たとえば、「クレジットカード番号が含まれている場合」などです。 - アクションの設定
条件に合致した場合にどのようなアクションを取るかを設定します。警告を表示する、送信をブロックする、などの選択肢があります。 - ポリシーの適用範囲を選択
このポリシーを適用するユーザーやグループを選びます。 - ポリシーを保存
設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてポリシーを保存します。
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ポリシー ヒント（警告メッセージ）を活用しよう
DLPポリシーを設定すると、条件に合致した情報を含むメールを送信しようとした際に、Outlookで警告メッセージが表示されます。これを「ポリシー ヒント」と呼びます。
たとえば、クレジットカード番号を含むメールを送信しようとすると、「このメールには機密情報が含まれています。送信してもよろしいですか？」という警告が表示されます。これにより、うっかり情報を漏らしてしまうリスクを減らすことができます。
よくある質問
Q1: DLPポリシーを設定しても、警告が表示されません。どうすればよいですか？
設定したポリシーが正しく適用されているか確認してください。また、ポリシーの条件やアクションが適切に設定されているかもチェックしましょう。Microsoft Purviewの診断ツールを使用すると、設定ミスを見つけやすくなります。
Q2: Web版OutlookでもDLPは機能しますか？
はい、Web版Outlook（Outlook on the Web）でもDLPは機能します。ただし、機能の一部が制限されている場合がありますので、詳細はMicrosoftの公式ドキュメントをご確認ください。
Q3: DLPポリシーを設定するには、特別なライセンスが必要ですか？
はい、DLPポリシーを使用するには、Microsoft 365のE3またはE5プランが必要です。E3プランでは基本的なDLP機能が、E5プランではより高度なDLP機能が提供されます。
まとめ
OutlookでのDLP設定は、初めての方でもステップ・バイ・ステップで進めることで、しっかりと情報漏洩を防ぐことができます。大切な情報を守るために、ぜひこの機会に設定を行ってみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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