Outlookの自動アーカイブ設定方法｜初心者でも安心！

メールが増えて受信トレイがいっぱいになってしまうと、重要なメールを見逃してしまうことがありますよね。そんなときに便利なのが、Outlookの「自動アーカイブ」機能です。これを使えば、古いメールを自動で整理してくれるので、受信トレイがすっきりし、必要なメールを見つけやすくなります。

でも、「自動アーカイブってどうやって設定するの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。そこで、今回はOutlookの自動アーカイブの設定方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。

自動アーカイブとは？

Outlookのイメージ

まずは「自動アーカイブ」について簡単にご説明します。

自動アーカイブは、一定期間が過ぎた古いメールを自動的に別の場所（アーカイブフォルダー）に移動する機能です。これにより、受信トレイが整理され、新しいメールを受信しやすくなります。

例えば、3か月前のメールをアーカイブするように設定すれば、それ以降のメールは自動でアーカイブされ、受信トレイには新しいメールだけが残ります。

自動アーカイブの設定方法

それでは、実際に自動アーカイブを設定してみましょう。以下の手順で設定できます。

これで、自動アーカイブの設定が完了です。指定した期間が経過したメールは、自動的にアーカイブされます。

よくある質問や疑問

Q1: アーカイブしたメールはどこに保存されますか？

アーカイブしたメールは、Outlookの「アーカイブ」フォルダーに移動されます。このフォルダーは、フォルダー一覧の中に表示され、いつでもアクセスして閲覧できます。

Q2: アーカイブしたメールを元の受信トレイに戻すことはできますか？

はい、可能です。アーカイブフォルダー内の戻したいメールを選択し、右クリックして「移動」から「受信トレイ」を選ぶことで、元の受信トレイに戻せます。

Q3: 自動アーカイブを無効にするにはどうすればよいですか？

自動アーカイブを無効にするには、先ほどの手順で「自動整理の設定」ウィンドウを開き、「次の間隔で古いアイテムの整理を行う」のチェックを外し、「OK」をクリックします。これで、自動アーカイブが無効になります。

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まとめ

Outlookの自動アーカイブ機能を活用することで、メールの整理が格段に楽になります。特に、自動アーカイブを設定しておけば、手間をかけずに受信トレイをすっきり保てます。ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。