Outlookの容量を削減する方法｜初心者でもできる簡単ステップ

「Outlookの容量がいっぱいで、新しいメールが受信できない」「削除しても容量が減らない」とお悩みのあなたへ。今回は、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して実践できる、Outlookの容量削減方法をご紹介します。

Outlookの容量がいっぱいになる理由とは？

Outlookのイメージ

Outlookの容量が不足すると、以下のような問題が発生します

* 新しいメールが受信できない
* メールの送信ができない
* Outlookの動作が遅くなる

これらの原因として、以下の点が考えられます

* メールの添付ファイルが大きい
* 古いメールがたくさん残っている
* 削除したメールが「削除済みアイテム」フォルダに残っている

ステップ1不要なメールを削除する

まずは、不要なメールを削除しましょう。特に、以下のメールは容量を大きく消費します

* 添付ファイルが大きいメール
* 迷惑メールや広告メール
* 古いメール

削除する際は、以下の点に注意してください

* メールを選択し、「Delete」キーを押す
* 「削除済みアイテム」フォルダも空にする

ステップ2古いメールをアーカイブする

必要なメールでも、古いものはアーカイブして容量を確保できます。アーカイブする方法は以下の通りです

ステップ3添付ファイルを保存してメールを削除する

添付ファイルが重要な場合、パソコンやクラウドに保存してからメール本体を削除することで、容量を削減できます。保存する方法は以下の通りです

ステップ4Outlookのデータファイルを圧縮する

削除やアーカイブを行っても、Outlookのデータファイル（.pstや.ost）は自動的に圧縮されません。手動で圧縮する方法は以下の通りです

削除したメールは「削除済みアイテム」フォルダに残っています。このフォルダも空にしないと、容量は減りません。手動で空にするか、設定で自動的に削除されるようにしましょう。

アーカイブしたメールは、保存した場所（例パソコンの「ドキュメント」フォルダ）から「.pst」ファイルをOutlookで開くことで確認できます。

上記の方法を試しても容量が増えない場合、IT担当者に相談して、メールボックスの容量制限を確認してもらうと良いでしょう。

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Outlookの容量不足は、不要なメールの削除やアーカイブ、添付ファイルの保存などで解消できます。これらの方法を試して、快適なメール環境を取り戻しましょう。

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