Outlook PSTファイル管理ガイド：初心者でも安心！メール整理とバックアップの基本

2025.09.182026.01.27

こんにちは！パソコンやスマホの操作にちょっと不安があるあなたへ。今回は、Microsoft Outlookで使われる「PSTファイル」の管理方法について、わかりやすくお伝えします。メールが増えてきて、整理やバックアップが必要だと感じている方にぴったりの内容です。

OutlookのPSTファイルとは？

Outlookのイメージ

まずは、PSTファイルが何かを簡単にご説明しますね。

PSTファイル（Personal Storage Table）は、Outlookでのメール、カレンダー、連絡先などのデータを保存するためのファイル形式です。これを使うことで、パソコン内に自分だけの「メールの保管庫」を作ることができます。

「PSTファイルってどうやって作るの？」と思っている方も安心してください。手順を追ってご説明します。

これで、新しいPSTファイルが作成されます。メールを整理したいフォルダにドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に移動できますよ。

PSTファイルを使うと、メールの整理がとても楽になります。例えば、古いメールをアーカイブして、新しいメールと分けて保存することで、Outlookの動作が軽くなります。

また、複数のPCで同じメールデータを使いたい場合、PSTファイルをUSBメモリや外付けハードディスクに保存し、別のPCに持っていくことができます。これにより、どこでも同じメールデータにアクセスできるようになります。

大切なメールデータを守るためには、定期的なバックアップが欠かせません。PSTファイルを外部のハードディスクやクラウドストレージに保存しておけば、万が一パソコンが故障しても安心です。

バックアップを取る際は、以下の点に注意してください。

これらを実践することで、大切なデータをしっかり守ることができます。

はい、PSTファイルには容量制限があります。一般的には、1ファイルあたり20GB以内に抑えることが推奨されています。容量が大きくなりすぎないよう、定期的に整理しましょう。

PSTファイルが壊れてしまった場合、Outlookに内蔵されている「修復ツール」を使用して修復することができます。「ファイル」メニューから「アカウント設定」を選択し、「データファイル」タブで修復を行ってください。それでも復旧できない場合は、専用のソフトウェアを使うことも検討しましょう。

PSTファイルを上手に活用することで、Outlookのメール管理がぐっと楽になります。整理整頓されたメール環境は、仕事やプライベートでの効率アップにもつながります。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたのメール管理がもっと快適になるよう、お手伝いしますよ！