「あれ？Outlookでタスクを共有したいけど、どうすればいいの？」とお悩みのあなたへ。Outlookには、個人のタスクだけでなく、チームや家族とタスクを共有する機能があるんです。でも、操作方法がわからないと不安ですよね。ご安心ください。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Outlookでタスクを共有する方法をステップバイステップでご紹介します。
Outlookでタスクを共有する方法
Outlookのイメージ
Microsoft To Doを使ってタスクリストを作成
まずは、Outlookに連携している「Microsoft To Do」を開きます。左側のメニューから「新しいリスト」を選択し、タスクリストを作成します。リストには、例えば「仕事のタスク」や「家庭の用事」など、目的に応じた名前を付けましょう。
タスクリストにタスクを追加
作成したリストに、やるべきことをタスクとして追加します。タスクには、期限や優先度を設定することもできます。例えば、「月曜日までにレポートを提出する」など、具体的な内容を入力しましょう。
タスクリストを共有する
リストを共有するには、リストの上部にある「共有」アイコンをクリックします。表示されたメニューから「招待状のリンクを作成する」を選択し、「メールで招待する」をクリックします。すると、Outlookが起動し、共有したい相手のメールアドレスを入力する画面が表示されます。メールを送信すると、相手がそのリストにアクセスできるようになります。
共有設定を管理する
共有後に設定を変更したい場合は、再度リストの「共有」アイコンをクリックし、「アクセスの管理」を選択します。ここで、共有相手のアクセス権限を変更したり、共有を停止したりすることができます。
よくある質問や疑問
Q1: OutlookのタスクとMicrosoft To Doの違いは何ですか？
Outlookのタスクは、主にメールや予定表と連携して使用される機能です。一方、Microsoft To Doは、タスク管理に特化したアプリケーションで、複数のデバイスで同期が可能です。To Doで作成したタスクリストは、Outlookと連携して表示されます。
Q2: タスクを共有する際、相手がMicrosoftアカウントを持っていない場合はどうなりますか？
相手がMicrosoftアカウントを持っていない場合でも、招待リンクを送ることでアクセスできます。ただし、Microsoftアカウントを持っていると、より多くの機能を利用できるため、アカウントの作成をおすすめします。
Q3: タスクの共有を停止するにはどうすればよいですか？
共有を停止するには、リストの「共有」アイコンをクリックし、「アクセスの管理」を選択します。そこで「共有の停止」をクリックすると、リストの共有が解除されます。
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まとめ
OutlookとMicrosoft To Doを活用すれば、個人のタスクだけでなく、チームや家族とのタスク共有も簡単に行えます。最初は操作に戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえば、日々の業務や生活がよりスムーズに進むことでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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