OutlookとTeamsでオンライン会議を簡単に設定する方法

オンライン会議を初めて設定しようとすると、どこから手をつけていいのか分からず不安になりますよね。特に、パソコンやスマホに詳しくない方にとっては、操作が難しく感じられるかもしれません。でも安心してください。今回は、OutlookとTeamsを使って、オンライン会議を簡単に設定する方法を、初心者の方にも分かりやすくご紹介します。

OutlookからTeams会議を設定する方法

Outlookのイメージ

まずは、Outlookを使ってTeams会議を設定する方法をご紹介します。これなら、普段からOutlookを使っている方にはとても便利です。

Outlookを開いて予定表を表示する

Outlookを開いたら、画面左下にある「予定表」アイコンをクリックして、予定表画面を表示します。

新しいイベントを作成する

予定表画面で、「新しいイベント」ボタンをクリックします。すると、会議の詳細を入力する画面が表示されます。

Teams会議をオンにする

イベント作成画面で、会議の詳細を入力する前に、「Teams会議」のトグルスイッチをオンにします。これで、Teams会議のリンクが自動的に追加されます。

会議の詳細を入力する

会議のタイトル、日時、参加者などの詳細を入力します。参加者には、組織内のメンバーだけでなく、外部の方も招待できます。

送信して会議を設定する

すべての情報を入力したら、「送信」ボタンをクリックします。これで、参加者に会議の招待状が送信され、予定表にも会議が追加されます。

Teamsから会議を設定する方法

次に、Teamsを使って直接会議を設定する方法をご紹介します。Teamsをよく使っている方にはこちらの方法が便利です。

Teamsを開いて予定表を表示する

Teamsを開いたら、画面左側にある「予定表」アイコンをクリックして、予定表画面を表示します。

新しい会議を作成する

予定表画面で、「新しい会議」ボタンをクリックします。すると、会議の詳細を入力する画面が表示されます。

会議の詳細を入力する

会議のタイトル、日時、参加者などの詳細を入力します。参加者には、組織内のメンバーだけでなく、外部の方も招待できます。

会議を送信する

すべての情報を入力したら、「送信」ボタンをクリックします。これで、参加者に会議の招待状が送信され、予定表にも会議が追加されます。

よくある質問や疑問

Q1: OutlookでTeams会議の設定ができない場合はどうすればいいですか？

OutlookでTeams会議の設定ができない場合、以下の点を確認してください。

これらの条件を満たしていない場合、Teams会議の設定ができないことがあります。必要に応じて、IT担当者に確認してください。

Q2: Teams会議のリンクを外部の人と共有する方法は？

Teams会議のリンクを外部の人と共有するには、以下の手順を行います。

これで、外部の人もTeams会議に参加できるようになります。

Q3: 会議の参加者に通知を送る方法は？

会議の参加者に通知を送るには、以下の方法があります。

これで、参加者に最新の情報を通知することができます。

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まとめ

OutlookとTeamsを使ってオンライン会議を設定する方法をご紹介しました。操作は簡単で、誰でもすぐに始められます。もし、設定に関して不安や疑問があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。皆さんのオンライン会議がスムーズに進行することを願っています。