Outlookで送信したメールを取り消す方法と注意点

「Outlookで送信したメールを取り消したいけれど、どうすればいいのか分からない」という方へ。この記事では、Outlookの送信取り消し機能の使い方と注意点を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

Outlookの送信取り消し機能とは？

Outlookのイメージ

Outlookには、送信したメールを取り消す（リコール）機能があります。これは、メールを送信した後に「やっぱり送らない方が良かった」と思った場合に、受信者がそのメールをまだ読んでいないときに限り、送信を取り消すことができる機能です。

送信取り消しが可能な条件

この機能を利用するには、以下の3つの条件をすべて満たす必要があります

これらの条件が揃っていない場合、送信取り消しはできません。特に、個人のOutlook.comやGmailなどのメールアドレス宛てには送信取り消しが適用されませんのでご注意ください。

送信取り消しの手順（デスクトップ版Outlookの場合）

以下の手順で、送信したメールを取り消すことができます

取り消しが成功した場合、受信者の受信トレイからメールが削除され、送信者には「メッセージの取り消し成功」という通知が届きます。ただし、受信者がメールを既に開いていた場合、取り消しは失敗となり、通知は届きません。

送信取り消しの注意点

条件を満たさないと機能しない法人向けのMicrosoft 365を利用し、同じ組織内の宛先で、受信者が未読の状態である必要があります。
通知が届かない場合がある取り消しが成功しても、通知が届かないことがあります。その場合でも、受信者の受信トレイからメールは削除されています。
社外宛てには適用できない取引先や顧客など、社外の宛先には送信取り消しは適用されません。

誤送信を防ぐための設定方法

送信取り消し機能が利用できない場合でも、誤送信を防ぐための設定があります

この設定により、送信したメールは指定した時間（例1分）後に送信されるため、その間に内容を確認し、誤送信を防ぐことができます。

よくある質問

Q1: 送信取り消しができる条件は何ですか？

送信取り消しができる条件は以下の3つです

• 法人向けのMicrosoft 365を利用していること
• 同じ組織内の宛先であること
• 受信者がメールを未読の状態であること

Q2: 送信取り消しが失敗した場合、どうすれば良いですか？

送信取り消しが失敗した場合、受信者に謝罪のメールを送ることをおすすめします。また、今後の誤送信を防ぐために、送信前に内容を再確認する習慣をつけましょう。

Q3: 送信取り消しの通知が届かない場合はどうすれば良いですか？

通知が届かない場合でも、受信者の受信トレイからメールは削除されています。ただし、念のため受信者に確認の連絡をすることをおすすめします。

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まとめ

Outlookの送信取り消し機能は、誤送信を防ぐための便利なツールですが、利用できる条件が限られています。条件を満たさない場合でも、送信前に内容を再確認する習慣をつけることで、誤送信を防ぐことができます。万が一、誤送信してしまった場合は、速やかに受信者に謝罪の連絡をすることが重要です。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。