Outlookを使っていると、休暇中や仕事を休んでいるときに自動で返信を送る設定が便利です。特に、忙しい日々を過ごしていると、他の人に自分の不在を知らせるのは大切ですよね。でも、設定方法がわからない、難しそうだと思っている方も多いのではないでしょうか？安心してください。今回は、初心者の方でも簡単にできるように、Outlookの自動返信設定方法を丁寧に解説します。
自動返信を設定する前に知っておくべきこと
Outlookのイメージ
まず最初に、自動返信とはどんなものかを簡単に説明します。自動返信とは、あなたがメールを受け取ったときに、あなたが不在だということを知らせるメールを自動で送ってくれる機能です。これにより、相手にあなたがいつ戻るか、または別の連絡先を教えることができます。ビジネスでもプライベートでも非常に便利ですよ。
Outlookで自動返信を設定する方法
Outlookの自動返信設定は、意外と簡単にできます。ここでは、最も一般的な方法を紹介します。パソコン版とスマホ版で少し設定方法が異なりますので、両方の手順をお伝えします。
パソコン版Outlookの自動返信設定方法
Outlookのパソコン版で自動返信を設定する手順は、以下の通りです。
- Outlookを開く – まずはOutlookを開いて、画面上部にある「ファイル」タブをクリックします。
- 自動返信の設定を選択 – 「情報」タブの中に「自動返信 (不在通知)」という項目があるので、それをクリックします。
- 自動返信を有効にする – 「自動返信を送信する」にチェックを入れます。
- 開始時間と終了時間を設定 – 自分が不在となる期間を設定します。開始時間と終了時間を指定すると、設定した時間内に自動返信が送信されます。
- 返信メッセージを入力 – 自分の不在を知らせるメッセージを入力します。「お世話になっております。○○は現在休暇中です。○○日以降にご連絡いたします。」など、シンプルに書けばOKです。
- 自動返信を保存 – 設定が完了したら「OK」をクリックして終了です。
これで、指定した期間にメールが届くと、自動的に返信されます。
スマホ版Outlookの自動返信設定方法
スマホ版でも簡単に設定できます。手順は以下の通りです。
- Outlookアプリを開く – スマホでOutlookアプリを開きます。
- メニューを開く – 画面左上のメニューボタン（3本線）をタップします。
- 設定にアクセス – メニュー内の「設定」を選びます。
- 自動返信を設定 – 「自動返信」オプションを選択し、スイッチをオンにします。
- メッセージ内容を入力 – メールの自動返信メッセージを入力します。
- 期間を設定 – 休暇の期間など、返信を送る期間を設定します。
スマホでも簡単に設定できるので、外出先でも設定ができます。
自動返信メッセージのポイント
自動返信メッセージは、相手に自分の不在を知らせる重要なツールです。そのため、内容をしっかりと考えて書くことが大切です。以下のポイントに気をつけて、自分らしいメッセージを作成しましょう。
自動返信メッセージに含めるべき内容
- 不在の理由 – 休暇中であることや、出張中であることなどを簡潔に書きます。
- 返信の目安 – 「○○日まで不在です。戻り次第、ご連絡いたします」といった返信予定日を明記します。
- 代替連絡先 – 緊急の場合や、他の担当者に連絡が必要な場合は、その連絡先も明記しましょう。
たとえば、こんな感じで書くといいでしょう
「お世話になっております。現在、休暇中のため、○○日以降にご連絡いたします。お急ぎの場合は、△△（担当者名）までご連絡ください。」
よくある質問や疑問
Q: 自動返信メッセージは変更できますか？
はい、もちろん変更できます。自動返信を設定した後でも、同じ手順で再度設定画面にアクセスし、メッセージ内容を変更することができます。
Q: 休暇中にだけ自動返信を設定したいのですが、手動で設定できますか？
はい、手動で設定が可能です。休暇に入る前に、設定画面で「自動返信を送信する」オプションを選択し、期間を設定すれば、指定した期間中だけ自動返信が送られます。
Q: 自動返信を送信したくない場合はどうすればいいですか？
自動返信を停止したい場合は、再度設定画面に入り、「自動返信を送信する」のチェックを外せば、自動返信は停止します。
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まとめ
Outlookでの自動返信設定は、休暇や外出中に相手に自分の不在を知らせる便利な機能です。パソコン版とスマホ版のどちらでも簡単に設定でき、メッセージ内容も自分の都合に合わせて自由に変更できます。初心者の方でもこの手順を参考にすれば、スムーズに設定ができるはずです。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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