OutlookとSharePointを連携させることで、業務の効率化や情報共有がスムーズになります。しかし、どちらも多機能なツールであるため、初心者の方にはその設定方法や活用方法が難しく感じられるかもしれません。そこで、今回はOutlookとSharePointの連携方法を、45歳以上のパソコンやスマホに不安がある方でも理解できるように、わかりやすく解説いたします。
OutlookとSharePointの連携とは？
Outlookのイメージ
Outlookは、メールや予定表、連絡先などを管理するツールで、日々の業務に欠かせません。一方、SharePointは、チームや組織内での情報共有やドキュメント管理を行うためのプラットフォームです。これらを連携させることで、例えばOutlookの予定表とSharePointのリストを同期させて、会議のスケジュール管理を一元化したり、Outlookで受信したメールの添付ファイルをSharePointに自動で保存することが可能になります。
初心者でもできる！OutlookとSharePointの連携方法
1. SharePointのリストをOutlookに同期する
SharePointのリストをOutlookに同期させることで、Outlook上でリストのアイテムを確認・編集できるようになります。これにより、メールのやり取りとリストの管理を一つの画面で行えるため、業務の効率化が図れます。
- SharePointサイトにアクセスし、同期したいリストを開きます。
- リストの上部にある「リスト」タブをクリックし、「Outlookに接続」を選択します。
- Outlookが起動し、「SharePointの外部リスト」という名前の新しいフォルダーが作成されます。
- これで、Outlook上でSharePointリストのアイテムを確認・編集できるようになります。
2. Outlookで受信した添付ファイルをSharePointに自動で保存する
Outlookで受信したメールの添付ファイルを手動でSharePointに保存するのは手間がかかります。そこで、ノーコードツールを使用して、受信した添付ファイルを自動でSharePointにアップロードする方法をご紹介します。
- ノーコードツール「Yoom」を使用します。
- YoomにOutlookとSharePointのアカウントを連携させます。
- 受信した添付ファイルを指定したSharePointのライブラリに自動で保存するフローを設定します。
これにより、受信した添付ファイルを手動で保存する手間が省け、業務の効率化が図れます。
よくある質問や疑問
Q1: OutlookとSharePointの連携には、特別なソフトウェアのインストールが必要ですか？
基本的には、Microsoft 365のアカウントがあれば、特別なソフトウェアのインストールは不要です。ただし、OutlookとSharePointのバージョンによっては、最新の更新プログラムを適用する必要がある場合があります。
Q2: SharePointのリストをOutlookに同期すると、どのような情報が表示されますか？
SharePointのリストに登録されているアイテム（行）が、Outlook上の新しいフォルダーに表示されます。リストの列（フィールド）もOutlook上で確認・編集できるようになります。
Q3: ノーコードツール「Yoom」の使用には、費用がかかりますか？
Yoomには無料プランと有料プランがあります。無料プランでも基本的な機能は使用できますが、より高度な機能を利用するには有料プランへのアップグレードが必要です。
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
いま、あなたを悩ませているITの問題を解決します！
「エラーメッセージ、フリーズ、接続不良…もうイライラしない！」
あなたはこんな経験はありませんか？
✅ ExcelやWordの使い方がわからない💦
✅ 仕事の締め切り直前にパソコンがフリーズ💦
✅ 家族との大切な写真が突然見られなくなった💦
✅ オンライン会議に参加できずに焦った💦
✅ スマホの重くて重要な連絡ができなかった💦
平均的な人は、こうしたパソコンやスマホ関連の問題で年間73時間（約9日分の働く時間！）を無駄にしています。あなたの大切な時間が今この悩んでいる瞬間も失われています。
LINEでメッセージを送れば即時解決！
すでに多くの方が私の公式LINEからお悩みを解決しています。
最新のAIを使った自動応答機能を活用していますので、24時間いつでも即返信いたします。
誰でも無料で使えますので、安心して使えます。
問題は先のばしにするほど深刻化します。
小さなエラーがデータ消失や重大なシステム障害につながることも。解決できずに大切な機会を逃すリスクは、あなたが思う以上に高いのです。
あなたが今困っていて、すぐにでも解決したいのであれば下のボタンをクリックして、LINEからあなたのお困りごとを送って下さい。
ぜひ、あなたの悩みを私に解決させてください。
まとめ
OutlookとSharePointの連携を活用することで、業務の効率化や情報共有がスムーズになります。初心者の方でも、上記の手順を参考にして設定を行うことで、日々の業務をより快適に進めることができるでしょう。もし設定に不安がある場合や、さらに詳しいサポートが必要な場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント