Outlookで受信したメールが文字化けしたときの対処法

「Outlookで受け取ったメールが文字化けして読めない…」そんなとき、慌てずに以下の手順を試してみてください。ほとんどの場合、設定を少し変えるだけで解決できますよ。

文字化けの原因と基本的な対処法

メールが文字化けする主な原因は、送信側と受信側で使用している「文字コード」が異なることです。例えば、送信者が「EUC」形式で送信し、受信者が「UTF-8」を使用していると、文字化けが発生することがあります。この場合、受信側で文字コードを変更することで、正しく表示されることが多いです。

文字化けを解消する具体的な手順

Outlookで受信したメールの文字化けを解消するための手順は以下の通りです。

これらの手順で文字化けが解消されることが多いです。ただし、送信者側で「機種依存文字」や「半角カタカナ」などが使用されている場合、受信側での設定変更では解決できないことがあります。その場合は、送信者に確認をお願いすることをおすすめします。

送信メールの文字化けを防ぐための設定

受信側での対処法だけでなく、送信側でも文字化けを防ぐための設定があります。Outlookの「詳細設定」で、送信メールの文字コードを「日本語（JIS）」に設定することで、文字化けを防ぐことができます。

具体的な手順は以下の通りです

この設定を行うことで、送信するメールが文字化けしにくくなります。特に、相手が古いメールソフトを使用している場合など、文字コードの互換性を確保するために有効です。

よくある質問や疑問

Q1: 文字化けしたメールを開くと、文字が「□」や「？」で表示されます。どうすればよいですか？

その場合、上記の手順で「エンコード」を変更してみてください。「日本語（自動選択）」や「日本語（シフトJIS）」などを試すことで、正しく表示されることがあります。

Q2: 送信したメールが相手側で文字化けしている場合、どうすればよいですか？

送信者側での設定を見直すことが重要です。Outlookの「詳細設定」で、送信メールの文字コードを「日本語（JIS）」に設定することで、文字化けを防ぐことができます。

Q3: 文字化けが解消されない場合、他に試すべきことはありますか？

文字化けが解消されない場合、以下の点を確認してみてください

• 送信者側で「機種依存文字」や「半角カタカナ」などが使用されていないか確認する。
• OutlookやWindowsの最新の更新プログラムが適用されているか確認する。
• 他のメールソフトやWebメールで同じメールを開いてみて、文字化けが発生するか確認する。

これらを確認しても解決しない場合は、専門のサポートに相談することをおすすめします。

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まとめ

Outlookで受信したメールの文字化けは、主に文字コードの設定を変更することで解決できます。受信側と送信側の設定を適切に行うことで、文字化けを防ぐことができます。もし設定変更後も問題が解決しない場合は、専門のサポートに相談することをおすすめします。

他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。