Outlook DLP 設定をかんたん理解！初心者向け超やさしいガイド

まず最初に、このガイドでお伝えしたいことをサクッとお話ししますね。
本文では、「Outlook DLP 設定」って何なの？どうやって設定するの？という疑問に、丁寧にお答えしますよ。難しい用語は抑えて、例え話を交えて進めますので、安心して読み進めてくださいね。

Outlook DLP（データ損失防止）とは？
1. DLPってそもそも何？
2. 具体的にどんな動きをしてくれるの？
Outlook DLP 設定のポイント
初めての方でもできる！Outlook DLP 設定の流れ
よくある質問や疑問
今すぐ解決したい！どうしたらいい？
まとめと視聴者への呼びかけ

Outlook DLP（データ損失防止）とは？

Outlookのイメージ

DLPってそもそも何？

まず、「DLP（データ損失防止）」って横文字が出てきてちょっと身構えちゃいますよね。でも、これはたとえば大事な情報を“うっかりメールで外に漏らさないようにする仕組み”なんです。仕事で大事な顧客情報や健康情報を送るときに、「ちょっと待って！それ送っちゃいけないかも」と教えてくれる感じですね。Microsoft Purview という管理画面で設定するんですが、それが「DLP 設定」です。

具体的にどんな動きをしてくれるの？

たとえばOutlookやOWA（Web版のOutlook）で、メールにクレジットカード番号が入っていたら「ちょっと待った！」とポップアップを出して止めてくれたり、その内容に応じてメールをブロックしたり、通知を送ったりしてくれます。
なので、うっかり情報漏れを防ぐ大切な機能です。

Outlook DLP 設定のポイント

ポップアップ（Policy Tip）で警告する

Outlookでメールを送ろうとしたとき、DLPが内容をチェックして、「これはちょっとヤバいかも」と教えてくれるウィンドウが出ます。その場で送信を止められるので安心です。ただし、ウィンドウが出るには少し待ち時間（数秒）がある設定が必要です。
これを有効にするためには、クラウド側で「送信待ち時間」を設定したり、Windowsのレジストリに「dlpwaitonsendtimeout」という項目を追加したりします。
例えば「15秒待ってね」と入れておくと、OutlookがMicrosoftのサービスにチェックを依頼してから送信するので、見逃しが減ります。

Web版OutlookでもDLPは働く

OWA（OutlookのWeb版）でもちゃんとPolicy Tipが出ます。ただし、条件や設定によっては表示されないこともあるので、ルールの構成を確認することが大切です。

診断ツールで設定ミスを見つけやすく

「なぜPolicy Tipが出ないんだろう？」というときは、Microsoft 365の管理センターにある「DLP 原則ヒントの診断」を使ってみましょう。ユーザーのメールアドレスや対象のルール名を入力すると、自動で問題点を診断してくれます。

初めての方でもできる！Outlook DLP 設定の流れ

準備— まずは何を守りたいか考えよう

「顧客の個人情報」「健康情報」「クレジットカード番号」など、自分たちが守りたい情報をまずは決めましょう。これを「何を監視するか」に当てはめていきます。

設定—Microsoft Purview 上でルールを作ろう

Microsoft 365のCompliance Center（Purview）に行き、「DLPポリシー」を作ります。テンプレートも使えるので、「金融用」や「医療用」などから選ぶと楽ちんです。
自分で条件を追加したいときは、「カスタム設定」で電子メールに特定キーワードを含むかどうかなどを細かく設定できます。

確認—送信前にポップアップが出るかテスト

Outlookで実際にメールを書いてみて、例えば「1234-5678-9012-3456」（クレジットカードっぽいもの）を入れて送信してみましょう。「送信待ち」のウィンドウやPolicy Tipが出れば設定成功！出なければ設定ミスの可能性があるので、先ほどの診断ツールで見直しましょう。