Outlookを使っていると、「OSTファイル」という言葉を耳にすることがあります。でも、これが何なのか、どう活用すればいいのか、よくわからない方も多いのではないでしょうか。
今回は、45歳以上のパソコンやスマホに不安がある方々に向けて、OSTファイルの基本から活用法まで、わかりやすくお伝えします。
OSTファイルって何？
Outlookのイメージ
OSTファイルは、Outlookがインターネットに接続していなくても、過去のメールや予定を確認できるようにするための「オフライン ストレージ テーブル（Offline Storage Table）」の略です。
例えば、飛行機の中や電波の届かない場所にいるときでも、OSTファイルがあれば、以前に受信したメールを読んだり、新しいメールを作成したりすることができます。インターネットに再接続したときに、自動的に送受信が行われるので、とても便利ですよね。
OSTファイルとPSTファイルの違いは？
Outlookには、OSTファイルの他に「PSTファイル」というものもあります。これらの違いを簡単に説明しますね。
OSTファイルとは
OSTファイルは、ExchangeサーバーやIMAPアカウントを使用している場合に作成され、サーバー上のメールボックスのコピーをパソコンに保存します。これにより、オフラインでもデータにアクセスできるんですね。
PSTファイルとは
一方、PSTファイルは、POP3アカウントを使用している場合や、データをバックアップする際に作成されます。PSTファイルは、メールや連絡先などのデータをパソコンに保存し、サーバーとの同期は行いません。ですので、PSTファイルを使っている場合、オフラインでの作業後に手動でデータを移行する必要があります。
OSTファイルの管理とトラブルシューティング
OSTファイルを適切に管理することで、Outlookを快適に使うことができます。ここでは、OSTファイルの管理方法やトラブル時の対処法についてお話しします。
OSTファイルのサイズ管理
OSTファイルが大きくなりすぎると、Outlookの動作が遅くなることがあります。定期的に不要なメールや添付ファイルを削除したり、アーカイブ機能を利用してデータを整理することが大切です。これにより、OSTファイルのサイズを適切に保つことができます。
OSTファイルの破損時の対処法
万が一、OSTファイルが破損してしまった場合、以下の手順で再作成することができます。
- Outlookを終了します。
- コントロールパネルから「メール」を開きます。
- 「電子メールアカウント」を選択し、該当するアカウントを選んで「変更」をクリックします。
- 「Exchangeキャッシュモードを使う」のチェックを外し、「次へ」をクリックします。
- 再度「Exchangeキャッシュモードを使う」にチェックを入れ、「完了」をクリックします。
この手順で、新しいOSTファイルが自動的に作成されます。
よくある質問や疑問
OSTファイルはバックアップが必要ですか？
OSTファイルはサーバー上のデータのコピーなので、通常はバックアップの必要はありません。ただし、重要なデータを守るために、PSTファイルとしてエクスポートしてバックアップを取ることをおすすめします。
OSTファイルの場所はどこにありますか？
OSTファイルは通常、以下のフォルダに保存されています。
C:\Users\ユーザー名\AppData\Local\Microsoft\Outlook
ただし、隠しフォルダになっている場合があるので、表示設定を変更して確認してください。
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まとめ
OSTファイルは、Outlookを快適に使うための重要な役割を果たしています。オフラインでもメールや予定を確認できるため、出張先や移動中でも安心して作業ができます。定期的な管理とバックアップを行い、トラブルを未然に防ぎましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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