Outlookで仕事を効率化する方法：初心者でもできる時短術と便利機能

毎日たくさんのメールに追われて、仕事が進まない…。そんな悩みを抱えていませんか？実は、Outlookには知られざる便利機能がたくさんあります。今回は、初心者でもすぐに使える時短術と効率化のコツをご紹介します。

Outlookを使って仕事を効率化するための基本設定

Outlookのイメージ

まずは、Outlookを快適に使うための基本設定を見ていきましょう。

Outlookの画面は、デフォルトのままだと少しごちゃごちゃしているかもしれません。自分が使いやすいようにレイアウトを変更することで、作業効率がアップします。

フォルダーウィンドウの最小化
「表示」タブ → 「レイアウト」 → 「フォルダーウィンドウ」 → 「最小化」を選択すると、画面が広く使えます。

リボンの簡略化
リボンの右端にある矢印をクリックすると、アイコンが小さく表示され、画面スペースを有効活用できます。

毎回同じような内容のメールを送るとき、手間がかかりますよね。そんなときは、定型文や署名を登録しておくと便利です。

定型文の登録
メール本文を作成後、「挿入」タブ → 「クイックパーツ」 → 「定型句ギャラリー」に保存します。次回からは名前を入力するだけで挿入できます。

署名の設定
「ファイル」タブ → 「オプション」 → 「メール」 → 「署名」を設定すると、毎回署名を入力する手間が省けます。

次に、Outlookの便利機能を活用して、さらに作業を効率化する方法をご紹介します。

キーボード操作を覚えることで、マウスを使うよりも素早く作業ができます。例えば

Ctrl + N新しいメールを作成
Ctrl + R選択したメールに返信
Ctrl + Enterメールを送信

これらのショートカットキーを覚えておくと、作業がスムーズになります。

受信したメールをそのまま放置すると、後で見返すのが大変です。Outlookでは、メールをタスクに変換して管理できます。

ドラッグ＆ドロップでタスクに変換
メールを「タスク」アイコンにドラッグすると、タスクとして登録できます。

フラグ機能の活用
メールにフラグを付けると、後で確認するべきメールを一目で確認できます。

初めはすべてを覚えるのは大変かもしれません。まずは、よく使うショートカットキーから少しずつ覚えていきましょう。例えば、「新しいメールを作成する」「返信する」「送信する」など、基本的な操作から始めると良いでしょう。

メールをタスクに変換するには、メールを「タスク」アイコンにドラッグ＆ドロップします。これで、メールの内容がタスクとして登録され、後で確認や対応がしやすくなります。

一度設定しておけば、毎回入力する手間が省けます。定型文や署名を登録しておくことで、メール作成の時間を短縮できます。

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Outlookには、知られざる便利機能がたくさんあります。基本設定を見直し、ショートカットキーやタスク管理機能を活用することで、日々の作業が効率化できます。最初は少しずつ覚えていき、徐々に自分の作業スタイルに合った使い方を見つけていきましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。