Outlook 会議 設定が不安なあなたへ　だれでもできるカンタン手順ガイド

まずはざっくりお伝えすると、このブログでは…

Outlook（アウトルック）で会議を設定する方法を丁寧に、初心者にもわかりやすくご説明します。
* 困りがちな「オンライン（Teams）会議の設定」や「日時の調整」「招待の送り方」にも寄り添います。
* まるで近くにいる友だちと話しているような、やさしい語り口調で進めます。

それではいってみましょう！

Outlook 会議 設定とはどんなもの？まずはイメージをつかもう

「会議設定」ってそもそも何？何ができるの？

会議設定というのは「Outlook」という手帳みたいなアプリで、誰かと時間を合わせて集まる約束を作ることです。メールで「〇月〇日、◯時からどうですか？」とやり取りする代わりに、一発でみんなの予定を知らせて、一度に招待できるようにする機能ですね。

たとえば、

という感じです。これだけで誰にも手間をかけずに会議が決まります。

初心者さんでも安心！Outlookで会議設定（対面・オンライン）の流れ

ステップ1「新しい会議」画面を開く

まずはOutlook（パソコンの予定表）を開いて、「新しい会議」や「新しいイベント」と書かれたところをクリックします。そうすると、会議を作るための画面が出てきます。

ステップ2参加する人や時間を決めよう

宛先欄にあなたが声をかけたい人の名前やメールアドレスを入力します。そのあと、会議の『件名』と『場所』、それに『いつから』『いつまで』かを順番に決めます。複数人の空いている時間を見たいときには「スケジュールアシスタント」を使うと便利です。時間を選ぶバーみたいなものが出てきて、とても直感的ですよ　。

ステップ3オンライン会議（Teams）を使いたいときは

「Teams会議を追加」というスイッチをオンにすると、自動的にオンライン会議用のリンクが作られます。離れていてもすぐつなげられるから、とっても便利です。オンにし忘れるとリンクができないこともあるので要注意です　。

ステップ4「送信」で会議の招待を送信

準備ができたら「送信」をクリック。参加者にはカレンダーに追加するための招待がメールで届きます。招待された人が「承諾」すれば、自分のカレンダーにも予定が追加されます。

検索ワードから追加の見出しアイデアを入れてみよう

たとえば、「Outlook 会議 設定　初心者」「Outlook 会議 設定 分からない」などの検索をすると、こういう疑問もよく出てきます。

オンライン設定できない…どうして？

これ、Teamsの無料版だとOutlookに設定項目が出てこないことがあります。会社や団体で使っている有料プランなら、しっかり使えることがほとんどなので、まずはプランの確認をしてみてくださいね　。

メールからそのまま会議招待ってできないの？

実は、やり取りしているメールから直接「会議にする」ことができます。メール画面で「…」をクリックして「会議を作成」を選ぶと、宛先や日時が引き継がれてカンタンです。手間も減るし、便利ですよ　。

実際に使ったらこう便利！初心者に優しいストーリー

ある日のことを思い出してみてください…

「部長、来週の○曜日に○時から打ち合わせできますか？」
とメールを送って返信を待つ、そんなやり取り、ありませんか？

でもOutlookで

に変えたら、メールを何回もやり取りする必要なし。お相手も「承諾」すれば、自動でカレンダーに予定が入ります。

「前は返事が返ってこなくて困ったけど、これなら安全安心でした」「遠くの人ともスムーズに会話できて助かりました」という声も聞きます。

よくある質問や疑問

会議を作った後で時間を変更したいです。どうすればいい？

会議の予定をダブルクリックすると内容が開くので、時間や参加者を直してから「送信」で再び招待できます。「スケジュールアシスタント」で空き時間も確認できるので、予定変更も安心です　。

定期的なミーティングにしたいときは？

会議画面の中に「繰り返し」や「定期」の選択があることが多いです。ここで、毎週月曜とか毎月1日…という風に繰り返し予定をつくることができます　。

メールのやり取りから会議に切り替えるのってどうやるの？

メール画面の「…」や「返信オプション」の中に「会議を作成」という選択があります。それを選ぶと、自動で宛先や内容が引き継がれて会議画面に切り替わり、とってもラクです　。

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まとめ

パソコンやスマホが苦手な方でも大丈夫！Outlookの会議設定は、いったん覚えれば、「メールを何往復もする」ことから卒業できて、本当に楽になります。初心者向けにやさしく、ステップごとに考えるだけで、いつの間にか使いこなせるようになりますよ。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。