あら、Outlookで自動返信がうまくできなくてモヤモヤしていませんか？「休暇中でも連絡が来たら返信したい」「返信し忘れて心配…」そんなあなたに、今日はパソコンやスマホに詳しくない45〜55歳以上の読者さん向けに、優しく、わかりやすくお話しますね。この記事を読めば、Outlookの「アウトオブオフィス（不在時）自動返信」がサクッと設定できるようになりますよ。
はじめにこの記事のポイント
Outlookのイメージ
まずは、この記事のかんたんなおさらいです。
Outlook 自動返信 設定の手順や注意点を、初心者さんでも迷わないように、ゆっくり丁寧にお伝えしますね。
見本のメッセージ例や、設定の解除方法まで、全部詰め込みました！この記事を読めば、あなたも安心して休暇に入れますよ。
どうして自動返信は便利なの？
メールが気になってゆっくり休めない…を防ぐ
あなたがお出かけ中にメールが届いても、自動で「今は不在です」のお知らせを送れるので、相手にも安心ですし、あなた自身も休暇をしっかり楽しめますよね。
「あれ？返信忘れてた…」を防止
設定しておけば、自動で返信してくれるから、帰ってきてからメールに気づくヒヤッと感が減ります。
安心して、みんなに同じ対応を
例えば家族や仕事仲間にも、自動で同じメッセージを送れるから、「あの人には届いてないのかな？」なんて心配も不要です。
Outlook 自動返信 設定方法
1.まずはアカウントの種類を確認しましょう
Outlookで自動返信が使えるかどうかは、メールアカウントのタイプによって違います。
Exchangeアカウント（会社のメールなど）はそのまま設定できますが、POP／IMAP（GmailやYahooなど個人利用）はルールを使った設定になります。
確認の方法は、「ファイル」＞「アカウント設定」＞「種類」でチェックできます。
2.Exchangeアカウントなら簡単！自動返信の設定
- Outlookを開いて、画面左上の「ファイル」をクリックします。
- 「自動応答（不在時）」または「Automatic Replies」を選びます。
- 「自動応答を送信する」にチェックを入れます。
- 必要なら「次の期間のみ送信する」にチェックを入れて、開始時刻と終了時刻を設定します。
- 「組織内の相手」向けと、「組織外の相手」向けに、それぞれメッセージを入力します。
- 最後に「OK」または「保存」を押して設定完了です。
ポイント組織外の相手の自動返信は、迷惑メールなどにも返信されることがあるので、「連絡先のみ」に限定するのがおススメです。
3.POP／IMAPアカウントの方テンプレート＋ルールで設定
Outlookの自動返信機能が使えないときは、以下のように仕掛けます
- まず「新しいメール」を作って、自動返信に使いたい文章を入力します。
- それをOutlookテンプレートとして保存します。
- 次に「仕分けルールと通知の管理」へ進みます。
- 「特定のテンプレートで返信するルール」を作り、先ほどのテンプレートを指定。
- 必要なら条件（例「特定の人からのメールだけ返信」など）を追加して設定完了です。
ちょっと手順が多いけど、一度作ってしまえば次からは自動で返信してくれます。
サジェストを見ながら見出しをつけてみよう！
Googleの検索サジェストに出てくるのは、たとえば「Outlook 自動返信 設定 期間」「自動返信 メッセージ 例文」「Outlook web 自動返信」など。これらを記事に反映してみますね。
〈サジェスト見出し例〉
- 自動返信を「期間指定」して設定する方法
- 自動返信で使いやすい「例文テンプレート」紹介
- Web版Outlook（Outlook on the web）の自動返信設定も丁寧に
それぞれの見出しに合わせて、本文で具体的な手順や気をつけるポイントなどを、ゆっくり語りかけるように書いていけば、読者さんも安心して最後まで読める気がします。
よくある質問や疑問
Q1自動返信の期間を忘れちゃったらどうなるの？
自動返信には「期間指定」ができるので、設定した終了時刻になると自動でオフになります。もし期間を設定しなかったら、自分で「自動応答を送信しない」に切り替える必要がありますよ。
Q2自動返信のメッセージはおしゃれにできる？
はい、テキストの色や太字、リンクを入れるなどの装飾もできますし、署名のような文章にすることも可能です。
Q3Web版Outlookでも自動返信できる？
もちろんです。Outlook on the webでも「設定＞メール＞自動返信」の項目から同じように自動返信が設定できます。期間指定もできてとっても便利です。
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まとめ今日からあなたも自動返信マスター！
今日お伝えした流れをもう一度振り返りますね。
- まずはアカウントの種類を確認（ExchangeかPOP/IMAPか）
- Exchangeなら「ファイル＞自動応答＞設定」で簡単完了
- POP/IMAPならテンプレート＋仕分けルールで自動返信を実現
- 期間指定や外部への返信設定も、しっかり見直して安心を
ちょっと手間に感じるかもしれませんが、一度設定すれば本当にラクになります。おかげで「メールちゃんと対応してくれてるかな…」の心配ともサヨナラできますよ。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
安心して休暇に出かけましょう！
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