メールのやり取りが増えると、アドレス帳もどんどん膨らんでしまいますよね。「連絡先が多すぎて、誰が誰だか分からなくなってしまった…」そんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
でも大丈夫！Outlookには、連絡先を整理するための便利な機能がたくさんあります。今回は、初心者の方でも簡単にできる「アドレス帳のフォルダ分け」方法をご紹介します。これで、連絡先をスッキリ整理して、必要なときにすぐに見つけられるようになりますよ。
連絡先をフォルダ分けするメリット
Outlookのイメージ
連絡先をフォルダごとに整理することで、以下のようなメリットがあります
- 目的別に連絡先を管理できる（例仕事用、プライベート用、趣味のグループなど）
- 必要な連絡先をすぐに見つけられる、検索時間の短縮
- メール送信時にグループごとに選択可能、一斉送信が簡単に
Outlookで連絡先をフォルダ分けする手順
Outlookで連絡先をフォルダ分けする方法は、以下の手順で行えます
- Outlookを開き、左側の「連絡先」アイコンをクリックします。
- 「個人用の連絡先」を右クリックし、「フォルダーの作成」を選択します。
- 新しいフォルダの名前を入力し、「OK」をクリックします。
- 作成したフォルダに連絡先をドラッグ＆ドロップで移動します。
これで、連絡先が整理され、目的別に管理できるようになります。
連絡先グループを作成してさらに便利に
さらに、連絡先グループを作成すると、複数の人に一度にメールを送る際に便利です。以下の手順でグループを作成できます
- 「連絡先」画面で「新しい連絡先グループ」をクリックします。
- グループ名を入力し、「メンバーの追加」を選択します。
- 「Outlookの連絡先から」や「アドレス帳から」などからメンバーを追加し、「OK」をクリックします。
- 「保存して閉じる」をクリックして、グループを保存します。
これで、グループに一度にメールを送ることができ、効率的に連絡を取ることができます。
よくある質問や疑問
Q1: フォルダ分けした連絡先は、他のデバイスでも同期されますか？
はい、Outlookはクラウドベースで同期されるため、同じアカウントでログインすれば、パソコン、スマホ、タブレットなど、どのデバイスからでもフォルダ分けした連絡先を確認できます。
Q2: フォルダ分けした連絡先を一括でエクスポートできますか？
はい、Outlookでは連絡先をCSV形式でエクスポートすることができます。エクスポートしたファイルを他のアプリケーションやサービスにインポートすることも可能です。
Q3: フォルダ分けした連絡先を他の人と共有できますか？
Outlookでは、連絡先フォルダを他のユーザーと共有することができます。共有設定を行うことで、指定したユーザーと連絡先情報を共有できます。
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まとめ
Outlookのアドレス帳をフォルダ分けすることで、連絡先を目的別に整理し、必要なときにすぐに見つけられるようになります。さらに、連絡先グループを作成すれば、複数の人に一度にメールを送る際に便利です。
もし、設定方法や操作に不安がある場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたのOutlookライフをサポートします！
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