Outlook予定表で「場所の候補」がすぐ出てくる！会議室や作業場所をかんたんに選ぶ方法

こんにちは！Outlookを使って予定表を開くと、「あれ？場所がどうやって表示されるの？」とモヤモヤしたこと、ありませんか？この記事では、「outlookの予定表で場所の候補が出る問題」について、使えるヒントをお届けしますよ。

Outlookで「場所の候補」が表示される仕組み

Outlookのイメージ

会議室などの「候補」がどこから出てくるの？

話し言葉で説明するとね、「場所」の欄に文字を打ち始めると、Outlookが勝手にいくつかの候補をピックアップしてくれるんです。これは、Microsoft 365やExchangeアカウントが使える環境では、会議室リソースなどがあらかじめ管理されていて、その情報から提案してくれているからなんですよ 。

会議室ファインダー（ルーム ファインダー）って何？

もうちょっと便利にしたい時は、ルーム ファインダーを使ってみてください。新しい会議画面の「場所」の横にある「会議室の検索」ボタンを押すと、利用可能な会議室の一覧が出てきます。建物や容量、フロアや設備などで絞り込みもできて、希望に合った会議室が見つけやすくなるんです 。

Outlookで「作業場所」を設定・提案してくれる便利な機能

作業場所ってどうやって設定するの？

自宅やオフィス、リモートなど、日によってどこで働くかを表す「作業場所」のアイコンが出てきて、そこをクリックすると自由に設定できるんです。アイコンには「オフィス」や「リモート」といった内容が表示されるから、一目でどこで働く予定か分かるようにしてくれます 。

おすすめの場所提案ってあるの？

Outlook（特にWeb版や新しいアプリ）では、「仕事の場所の提案」として、会議がある日はオフィスでの予定にすると便利だよ、などのアイデアを赤いドットで知らせてくれます。その提案には、「対人イベントに合わせて職場の場所を更新」「会議室を予約」などが含まれていて、迷ったときに便利です 。

もしもの設定で使い方を紹介

例えば、あなたが「明日の午前中に会議を設定したいな」と思ったとしましょう。

また、「今日はリモートで作業する予定」なら、予定表の「場所アイコン」をクリックして「リモート」を選びましょう。一日の予定がひと目で分かります。

よくある質問や疑問

「場所」の候補に出てくるものが期待と違うときは？

候補はExchangeやMicrosoft 365の管理者が設定した会議室リソース情報から引っ張ってきていることがあります。だから、もし思っている候補が出てこないときは、その設定自体がまだ登録されていない可能性もあるんです 。

Teamsから会議を作ると、同じ候補が出てこないのはどうして？

Teamsでは「場所」が単なる文字として扱われることが多く、会議室の空き状況などはOutlookとは連動していない場合があります。もし会議室をちゃんと確保したいなら、Outlookの「必須出席者」などに会議室を入れる形で設定するのがおすすめです 。

候補に少ししか出てこなくて、他が見つけにくいときは？

Outlook on the Webでは「会議室または場所を検索します」という欄に表示される候補が限られていることがあります。そんなときは、会議室一覧の配布グループを管理者に作ってもらうと、複数拠点の会議室をまとめて候補に出せるようになってすごく便利です 。

まとめ

最初に触れた通り、Outlookの「場所候補」機能は、会議室や作業場所をスムーズに選べるとても便利な機能です。ただ、出てくる候補や使える機能は、使っている環境によって少しずつ違います。「候補が変だな？」と思ったら、管理者設定やアプリの種類を少し確認してみてくださいね。

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