Outlookの予定表を他の人と共有する方法｜初心者でもできる簡単ガイド

Outlookの予定表を他の人と共有することで、スケジュールの調整がスムーズになり、業務効率が向上します。今回は、パソコンやスマホに不安がある方でも安心して実践できるよう、わかりやすく解説します。

Outlookの予定表を他の人と共有するメリット

Outlookのイメージ

Outlookの予定表を共有することで、以下のようなメリットがあります。

例えば、同僚のAさんと会議を設定したいとき、Aさんの予定を確認することで、空いている時間帯を見つけやすくなります。これにより、無駄なやり取りを減らし、効率的にスケジュール調整ができます。

Outlookで予定表を他の人と共有する手順

予定表を開く

まず、Outlookを起動し、画面左下の「予定表」アイコンをクリックして、予定表ビューに切り替えます。

共有する予定表を選択

「ホーム」タブの「予定表の共有」をクリックし、共有したい予定表を選択します。

共有相手を追加

「予定表のプロパティ」ダイアログボックスで、「追加」をクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力します。アドレス帳から選択することも可能です。

アクセス権限を設定

共有相手に付与するアクセス権限を選択します。例えば、「すべての詳細を表示可能」を選択すると、相手はあなたの予定の詳細を確認できます。

共有を完了

設定が完了したら、「OK」をクリックして共有を完了します。相手には共有の招待メールが届きますので、承諾してもらうことで、予定表の共有が開始されます。

他の人の予定表を自分の予定表に追加する方法

他の人の予定表を自分の予定表に追加することで、チーム全体のスケジュールを一目で確認できます。

予定表を開く

Outlookを起動し、画面左下の「予定表」アイコンをクリックして、予定表ビューに切り替えます。

予定表の追加

「ホーム」タブの「予定表の追加」をクリックし、「アドレス帳から」を選択します。

追加したい相手を選択

追加したい相手のメールアドレスを入力し、表示された候補から相手を選択します。

予定表を表示

「OK」をクリックすると、相手の予定表が自分の予定表ビューに追加されます。これで、相手の予定を確認できるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: 他の人の予定表を自分の予定表に追加する際、相手の許可は必要ですか？

はい、相手があなたの予定表を共有する設定を行っている必要があります。相手に共有を依頼し、承諾してもらうことで、予定表を追加できます。

Q2: 共有した予定表のアクセス権限は後から変更できますか？

はい、共有した予定表のアクセス権限は後から変更できます。予定表を右クリックし、「プロパティ」を選択して、「アクセス権」タブから設定を変更できます。

Q3: 予定表の共有を停止するにはどうすればよいですか？

予定表を右クリックし、「プロパティ」を選択して、「アクセス権」タブから共有を停止したい相手を選択し、「削除」をクリックすることで、共有を停止できます。

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まとめ

Outlookの予定表を他の人と共有することで、スケジュール調整がスムーズになり、業務効率が向上します。手順もシンプルで、パソコンやスマホに不安がある方でも安心して実践できます。ぜひ、チームメンバーと予定表を共有し、より効率的な業務運営を目指しましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。