Outlookのスケジュールアシスタントで簡単に会議の日程調整をする方法

「会議の日程調整、何度もメールを送り合って疲れた…」そんな経験、ありませんか？今日は、Outlookの「スケジュールアシスタント」を使って、そんな悩みを解決する方法をご紹介します。これを使えば、全員の空き時間を一目で確認でき、スムーズに会議の予定を決められますよ。

スケジュールアシスタントって何？

Outlookのイメージ

スケジュールアシスタントは、Outlookに搭載されている機能で、会議に招待したい参加者全員の空き時間を一つの画面で確認できる便利なツールです。これを使うと、何度もメールでやり取りすることなく、全員が参加できる時間を簡単に見つけることができます。

まず、Outlookを開き、「予定表」をクリックします。そして、左上の「新しい会議」を選択します。

会議の詳細画面が表示されたら、「必須出席者」や「任意出席者」の欄に、会議に招待したいメンバーの名前やメールアドレスを入力します。

会議作成画面の上部にある「スケジュールアシスタント」タブをクリックします。

スケジュールアシスタント画面が開くと、縦軸に参加者、横軸に時間帯が表示されます。各参加者の予定が色付きのブロックで示され、空いている時間帯が白く表示されます。全員が空いている時間帯を見つけて、会議の時間を決めます。

会議室を予約する場合は、画面右側にある「ルームファインダー」をクリックします。利用可能な会議室の一覧が表示されるので、希望の会議室を選択します。

会議の時間と場所が決まったら、「送信」ボタンをクリックして、参加者に会議の招待状を送ります。

基本的には、同じ組織内のユーザー同士での利用を想定しています。社外の方との日程調整には、Outlookの「投票のスケジューリング」機能を使うと便利です。

Outlookでは、他の人に見せる情報の範囲を設定できます。例えば、詳細を非表示にして「空き時間」や「予定あり」とだけ表示することが可能です。

はい、Outlookのモバイルアプリでもスケジュールアシスタントを利用できます。スマホからでも簡単に会議の予定調整ができますよ。

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Outlookのスケジュールアシスタントを使えば、面倒な会議の日程調整がぐっと楽になります。全員の空き時間を一目で確認できるので、無駄なやり取りを減らし、効率的に予定を決めることができます。ぜひ、今回ご紹介した手順を試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。