Outlookの予定表を共有する際、アクセス権を付与すると自動的に「予定表共有のお知らせ」メールが送信されることがあります。特に、社内のグループや多数のメンバーに共有する場合、この通知が煩わしく感じることもありますよね。今回は、そんなお悩みを解決する方法をご紹介します。
なぜアクセス権を付与するとメール通知が送られるのか？
Outlookのイメージ
Outlookでは、予定表のアクセス権を変更すると、変更内容を通知するために自動的にメールが送信されます。これは、共有相手に対して変更内容を知らせるための仕様です。しかし、場合によってはこの通知が不要と感じることもあります。
メール通知を送らずにアクセス権を付与する方法
方法1PowerShellを使用する
PowerShellを使用すると、通知メールを送らずにアクセス権を変更することが可能です。以下の手順で設定できます。
- PowerShellを起動し、以下のコマンドでExchange Onlineモジュールをインストールします。
- モジュールをインポートします。
- Exchange Onlineに接続します。
- アクセス権を変更したい予定表の情報を取得します。
- アクセス権を設定します。例えば、組織内のユーザーに対して「空き時間のみ表示」の権限を付与する場合、以下のコマンドを実行します。
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline
Get-MailboxFolderPermission -Identity "my_address@my_corp.com:\予定表"
Set-MailboxFolderPermission -Identity "my_address@my_corp.com:\予定表" -User Default -AccessRights AvailabilityOnly
方法2OutlookのGUIを使用する
Outlookのグラフィカルユーザーインターフェース（GUI）を使用しても、アクセス権を変更することができます。この方法では、通知メールは送信されません。
- Outlookを開き、予定表を表示します。
- 共有したい予定表を右クリックし、「プロパティ」を選択します。
- 「アクセス権」タブをクリックし、「追加」をクリックします。
- 共有相手のメールアドレスを入力し、「追加」をクリックします。
- 追加した相手のアクセス権を設定し、「適用」をクリックします。
- 設定が完了したら、「OK」をクリックしてウィンドウを閉じます。
注意点この方法では、アクセス権を付与した相手には通知メールが送信されませんが、相手が手動で予定表を追加する必要があります。
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まとめ
Outlookで予定表のアクセス権を付与する際、通知メールを送らずに設定する方法として、PowerShellを使用する方法と、OutlookのGUIを使用する方法があります。状況に応じて、適切な方法を選択してください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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