「毎日届く大量のメール、手動で保存するのが面倒…」そんなお悩みを抱えていませんか？今回は、Microsoftの業務自動化ツール「Power Automate」を使って、Outlookのメールを自動で保存する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
Power Automateとは？
Outlookのイメージ
Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化ツールで、日々の繰り返し作業を自動化することができます。例えば、特定の条件でメールを受信した際に、そのメールを自動で保存したり、指定のフォルダに移動したりすることが可能です。
なぜメールを自動保存するのか？
業務で大量のメールを扱う場合、重要な情報を見逃さないようにするために、メールの保存は欠かせません。しかし、手動での保存は時間がかかり、ミスも起こりやすいです。そこで、Power Automateを使って自動化することで、効率的にメールを管理できます。
Power Automateでメールを自動保存する手順
以下の手順で、Outlookのメールを自動で保存するフローを作成します。
- Power Automateにサインイン
MicrosoftアカウントでPower Automateにサインインします。 - 新しいフローの作成
「+ 作成」ボタンをクリックし、「自動化されたクラウド フロー」を選択します。 - トリガーの設定
トリガーとして「新しいメールが届いたとき（V3）」を選択します。これにより、指定したフォルダに新しいメールが届くたびにフローが起動します。 - 条件の追加（オプション）
特定の条件でのみメールを保存したい場合、「条件」アクションを追加し、件名や送信者などでフィルタリングします。 - メールの保存アクションの追加
「メールのエクスポート（V2）」アクションを追加し、保存先としてOneDriveやSharePointなどを指定します。ファイル名には、メールの件名や受信日時などを動的コンテンツとして設定できます。 - フローの保存とテスト
フローを保存し、実際にメールを受信して動作を確認します。
よくある質問や疑問
Q1: Power Automateの利用には費用がかかりますか？
Power Automateには無料プランと有料プランがあります。無料プランでも基本的な機能は利用できますが、より高度な機能や多くのフローを利用する場合は、有料プランへのアップグレードが必要です。
Q2: 自動保存したメールはどこに保存されますか？
保存先は、OneDriveやSharePointなど、選択した保存先のフォルダに保存されます。保存形式やファイル名は、フローの設定で指定できます。
Q3: 特定の送信者からのメールだけを保存することはできますか？
はい、「条件」アクションを使用して、送信者のメールアドレスを指定することで、特定の送信者からのメールのみを保存することが可能です。
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まとめ
Power Automateを活用すれば、Outlookのメールを自動で保存し、業務の効率化を図ることができます。特に、毎日大量のメールを扱う方や、重要な情報を見逃したくない方には、非常に有用なツールです。
他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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