Outlookのメール保存期間を理解し、快適なメール管理を実現する方法

こんにちは！今回は、Outlookを使っているけれど「メールがいつの間にか消えてしまう」「大切なメールが見当たらない」とお困りの方に向けて、メールの保存期間や整理方法についてわかりやすく解説します。

Outlookのメール保存期間とは？

Outlookのイメージ

まず、「メールの保存期間」とは、Outlookが受信したメールをどれくらいの期間保存するかを設定するものです。これを適切に設定することで、受信トレイがすっきりと整理され、必要なメールが見つけやすくなります。

Outlookには、各フォルダーに対して初期設定で保存期間が決められています。以下はその一例です

ここがポイント！

これらの期間を過ぎると、メールは自動的に整理されます。整理の方法としては、アーカイブ（保存）や削除が選択できます。

Outlookには「自動整理」という便利な機能があります。これを使うと、一定期間が過ぎたメールを自動的にアーカイブしたり、削除したりできます。設定方法は以下の通りです

この設定を行うことで、Outlookが自動的に古いメールを整理してくれます。

自動整理だけでなく、手動で特定のメールを整理することもできます。例えば、大切なメールを整理しておきたい場合などに便利です。手順は以下の通りです

これで、選択したメールはアーカイブフォルダーに移動され、受信トレイがすっきりします。

アーカイブしたメールは、Outlookのフォルダー一覧にある「アーカイブ」フォルダーで確認できます。ここを開くと、過去にアーカイブしたメールが一覧表示されます。

はい、可能です。アーカイブフォルダー内のメールを選択し、受信トレイや他のフォルダーにドラッグ＆ドロップすることで、元の場所に戻すことができます。

自動整理で削除されたメールは、通常の「削除済みアイテム」フォルダーに移動されます。ここから復元することができます。ただし、削除から一定期間が経過すると完全に削除されるため、早めに確認することをおすすめします。

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Outlookのメール保存期間を適切に設定することで、受信トレイをすっきりと整理し、大切なメールを見逃すことなく管理できます。自動整理機能や手動整理を活用して、快適なメールライフを送りましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。