Outlookで保存されたメールを簡単に管理する方法

2025.08.052026.01.27

パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、Outlookで保存された大切なメールをしっかり管理できる方法をご紹介します。これから一緒に、保存したメールをどこに保存したらいいのか、どうやって保存するのか、そして保存したメールを後でどうやって見つけるのかを、わかりやすく解説します。

Outlookでメールを保存する方法

Outlookのイメージ

まずは、Outlookでメールを保存する基本的な方法を見ていきましょう。

Outlookで受信したメールをパソコンに保存するには、以下の手順を試してみてください。

これで、メールがパソコンに保存されます。保存したメールは、指定したフォルダー内に保存されているので、後で簡単に見つけることができます。

メールをPDFとして保存すると、印刷したり、他の人と共有したりするのに便利です。以下の手順で保存できます。

これで、メールがPDFファイルとして保存されます。

Outlookには、メールを整理するためのフォルダーがあります。メールを特定のフォルダーに保存することで、後で探しやすくなります。

これで、メールが指定したフォルダーに移動されます。

保存したメールを後で見つけるには、以下の方法があります。

Outlookには強力な検索機能があります。メールの件名や送信者、日付などを入力することで、目的のメールをすぐに見つけることができます。

メールを保存する際に、フォルダーを上手に使うことで、後で探しやすくなります。例えば、「仕事」「プライベート」「重要」などのフォルダーを作成し、それぞれのメールを適切なフォルダーに保存しましょう。

Outlookにはアーカイブ機能があります。アーカイブを使うと、古いメールを別の場所に移動して整理できますが、必要なときには簡単にアクセスできます。

メールが見つからない場合、まずは検索機能を使ってみてください。それでも見つからない場合は、保存先のフォルダーを確認したり、アーカイブ機能を使っているかどうかを確認してみてください。

PDFとして保存したメールは、保存時に指定したフォルダーに保存されます。保存先を忘れた場合は、パソコンの検索機能を使って、ファイル名や「.pdf」で検索してみてください。

誤って削除したメールは、Outlookの「削除済みアイテム」フォルダーに移動されます。そこから復元することができます。もし「削除済みアイテム」フォルダーにも見当たらない場合は、Outlookのサポートに問い合わせてみてください。

Outlookで保存されたメールをしっかり管理することで、大切な情報を失うことなく、効率的に活用できます。今回ご紹介した方法を試して、ぜひ自分に合ったメール管理をしてみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。