退職者のOutlookメールを安全に保存する方法｜初心者向けガイド

退職者のOutlookメールを保存する方法について、初心者でもわかりやすく解説します。退職後に重要なメールを失わないための手順を、親しみやすい語り口でお伝えします。

退職者のメールを保存する理由

退職者のメールを保存することは、以下のような理由から重要です。

初心者でもできる！退職者のメール保存手順

退職者のメールを保存する方法は主に2つあります。どちらも難しい操作はなく、順を追って説明します。

方法1.pstファイルとしてエクスポートする

この方法では、Outlookのデータを.pstファイルとして保存し、後で参照できるようにします。

これで、退職者のメールデータが.pstファイルとして保存されます。

方法2共有メールボックスに変換する

この方法では、退職者のメールボックスを共有メールボックスに変換し、他の社員がアクセスできるようにします。

この方法では、退職者のメールボックスを他の社員と共有できるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: 退職者のメールを保存しないとどうなりますか？

メールを保存しないと、後で必要になった際に情報が手に入らなくなる可能性があります。業務の引き継ぎや法的な証拠保全のためにも、適切に保存することをおすすめします。

Q2: .pstファイルはどのように開きますか？

保存した.pstファイルをOutlookで開くには、「ファイル」メニューから「開く／エクスポート」を選択し、「Outlookデータファイルを開く」をクリックして、保存した.pstファイルを選択します。

Q3: 共有メールボックスに変換すると、メールの送受信はどうなりますか？

共有メールボックスに変換すると、メールの送受信はできませんが、過去のメールを参照することができます。送受信を行いたい場合は、別途設定が必要です。

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まとめ

退職者のOutlookメールを保存する方法は、「.pstファイルとしてエクスポートする方法」と「共有メールボックスに変換する方法」の2つがあります。どちらも難しい操作はなく、必要に応じて適切な方法を選択してください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。