メールの整理やバックアップをしたいけれど、難しそうで手が出せない…そんなお悩みをお持ちの方へ。今回は、Outlookを使ってメールを簡単に保存する方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
メールを個別に保存する方法
Outlookのイメージ
保存したいメールを選ぶ
まず、Outlookを開き、保存したいメールをクリックして開きます。
名前を付けて保存を選択
メールが開いたら、上部のメニューから「ファイル」をクリックし、その中から「名前を付けて保存」を選びます。
保存先とファイル名を指定
保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力します。特に変更しなくても、メールの件名がそのままファイル名として使われます。
保存を完了
「保存」をクリックすると、メールが指定した場所に保存されます。保存されたファイルは、.eml形式で保存され、後からダブルクリックで開くことができます。
複数のメールをまとめて保存する方法
保存したいメールを選択
Ctrlキーを押しながら、保存したいメールをクリックして選びます。
メールを移動する
選んだメールを右クリックし、「移動」→「他のフォルダーへ」を選択します。
保存用フォルダーを作成
「Outlookデータファイル」内に新しいフォルダーを作成し、名前を付けて保存します。
メールを移動
作成したフォルダーに、選んだメールを移動させます。これで、複数のメールをまとめて保存することができます。
バックアップとしてメールを保存する方法
エクスポート機能を利用
Outlookの「ファイル」メニューから「開く/エクスポート」を選び、「インポート/エクスポート」をクリックします。
データファイルのエクスポート
「ファイルのエクスポート」を選び、「Outlookデータファイル(.pst)」を選択します。
保存するフォルダーを選択
バックアップしたいメールが含まれるフォルダーを選びます。
保存先とファイル名を指定
保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力します。
完了
「完了」をクリックし、必要に応じてパスワードを設定します。これで、メールのバックアップが完了です。
よくある質問や疑問
Q1: 保存したメールはどこにありますか？
保存したメールは、指定したフォルダーに.eml形式で保存されています。エクスプローラーでそのフォルダーを開くと、メールファイルが確認できます。
Q2: 保存したメールを開くにはどうすればいいですか？
保存したメールファイルをダブルクリックすると、Outlookが起動し、メールの内容を確認できます。
Q3: バックアップしたメールを他のパソコンで見るには？
バックアップした.pstファイルを新しいパソコンに移し、Outlookで「ファイル」→「開く」→「Outlookデータファイル」を選択し、バックアップファイルを開くことで、メールを確認できます。
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まとめ
Outlookでのメール保存方法は、個別に保存する方法から、複数のメールをまとめて保存する方法、バックアップとして保存する方法まで様々です。自分の目的に合わせて、最適な方法を選んでください。操作に不安がある方も、手順を一つずつ確認しながら進めれば大丈夫です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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