こんにちは！今回は、Outlookで「大切なメールを保存したいけれど、やり方がわからない…」という方に向けて、初心者でもできる簡単な保存方法をご紹介します。パソコンやスマホに自信がない方でも安心して実践できる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
メールを保存する理由とその重要性
Outlookのイメージ
まず、なぜメールを保存する必要があるのでしょうか？例えば、仕事の大事な連絡や、後で確認したい内容が含まれているメールなど、時間が経つと見返すのが難しくなることがあります。そんなとき、メールを保存しておくことで、必要なときにすぐにアクセスできるようになります。
Outlookでメールを保存する基本の方法
それでは、実際にOutlookでメールを保存する方法を見ていきましょう。ここでは、パソコン版Outlookを例に説明します。
保存したいメールを選択する
保存したいメールをクリックして開きます。
「名前を付けて保存」を選択する
メールが開いたら、画面上部の「ファイル」タブをクリックし、その中から「名前を付けて保存」を選びます。
保存場所とファイル形式を指定する
表示されたダイアログボックスで、保存先のフォルダーを選びます。ファイル形式は「.eml」を選択すると、他のメールソフトでも開ける形式で保存できます。
ファイル名を入力して保存する
ファイル名を入力し、「保存」ボタンをクリックすれば完了です。
PDF形式で保存する方法
メールの内容をPDFとして保存したい場合は、以下の手順で行えます。
メールを開く
保存したいメールを開きます。
印刷メニューを開く
画面上部の「ファイル」タブから「印刷」を選択します。
プリンターを「Microsoft Print to PDF」に設定する
プリンターの選択肢から「Microsoft Print to PDF」を選びます。
保存先を指定して保存する
「印刷」ボタンをクリックし、保存先とファイル名を指定して保存します。
メールをまとめて保存する方法（PSTファイルの作成）
複数のメールをまとめて保存したい場合は、PSTファイルを作成する方法がおすすめです。
「インポート/エクスポート」を選択する
Outlookを開き、「ファイル」タブから「開く/エクスポート」を選択し、「インポート/エクスポート」をクリックします。
「ファイルにエクスポート」を選ぶ
表示されたウィザードで「ファイルにエクスポート」を選び、「次へ」をクリックします。
「Outlookデータファイル（.pst）」を選択する
「Outlookデータファイル（.pst）」を選び、「次へ」をクリックします。
保存したいフォルダーを選択する
保存したいメールが入っているフォルダーを選び、「次へ」をクリックします。
保存先とファイル名を指定する
保存先とファイル名を指定し、「完了」をクリックします。必要に応じてパスワードを設定することもできます。
よくある質問や疑問
Q1: メールを保存した場所がわからなくなった場合、どうすればいいですか？
保存した場所がわからなくなった場合、パソコンの「検索」機能を使って、保存したファイル名や「.eml」などの拡張子で検索してみてください。
Q2: 保存したメールを他のパソコンで開くことはできますか？
はい、保存したメールファイルは他のパソコンでも開くことができます。ただし、Outlookがインストールされている必要があります。
Q3: メールを保存する際、注意すべき点はありますか？
メールを保存する際は、保存先のフォルダーを整理しておくと、後で見つけやすくなります。また、重要なメールにはわかりやすいファイル名を付けると便利です。
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まとめ
Outlookでのメール保存方法をご紹介しました。大切なメールを保存しておくことで、必要なときにすぐにアクセスできるようになります。初心者の方でも簡単にできる方法ですので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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