OutlookのメールをSharePointに保存する方法｜初心者でもできるステップガイド

メールの保存方法に悩んでいませんか？特に、Outlookで受信した大切なメールをSharePointに保存したいと思っている方に向けて、わかりやすく解説します。パソコンやスマホに詳しくない方でも安心して実践できる内容です。

Outlookのメールを手動でSharePointに保存する方法

Outlookのイメージ

まずは、手動でOutlookのメールをSharePointに保存する方法からご紹介します。特別なツールを使わずに、OutlookとSharePointだけで完結できます。

保存したいメールをOutlookで開きます。受信トレイやフォルダーから該当のメールをダブルクリックして開いてください。

メールを開いた状態で、SharePointの保存先フォルダーをMicrosoft Edgeなどのブラウザで開きます。次に、Outlookのメールをそのままドラッグして、SharePointのフォルダーにドロップします。

* メールがSharePointに保存されると、Outlookからは削除される場合があります。保存後にOutlookでメールが消えていないか確認してください。

手動での保存が面倒な方や、頻繁にメールを保存する必要がある方には、Power Automateを使った自動化がおすすめです。これにより、指定した条件のメールが届くと、自動でSharePointに保存されます。

ブラウザでPower Automateのサイトにアクセスし、Microsoftアカウントでサインインします。

「自動化されたクラウドフロー」を選択し、フローの名前を入力します。例えば、「メール添付ファイルをSharePointに保存」といった名前にするとわかりやすいです。

「新しいメールが届いたとき（V3）」というトリガーを選択します。これにより、指定したフォルダーに新しいメールが届くと、フローが起動します。

次に、「SharePoint」に関連するアクションを追加します。具体的には、「ファイルの作成」アクションを選び、保存先のSharePointサイトとフォルダーを指定します。

設定が完了したら、フローを保存し、テストを行って動作を確認します。これで、指定した条件のメールが届くと、自動で添付ファイルがSharePointに保存されるようになります。

初心者の方でも、画面の指示に従って進めることで、スムーズに設定できます。設定手順に不安がある場合は、専門家に相談するのも一つの手です。

SharePointでは、保存したメールをフォルダーごとに整理したり、検索機能を使って必要なメールをすぐに見つけることができます。また、他のメンバーと共有することも可能です。

自動保存の設定によっては、Outlookからメールが削除される場合があります。設定時に「削除しない」オプションを選択することで、Outlookにも残すことができます。

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OutlookのメールをSharePointに保存する方法は、手動で行う方法と、Power Automateを使って自動化する方法の2つがあります。手動での保存は簡単ですが、頻繁に行う場合は自動化することで効率的に作業を進めることができます。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。