こんにちは！今日は「Outlook メール 形式 で 保存」というテーマで、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホの操作に自信がない方でも安心して実践できる内容ですので、ぜひ最後までご覧くださいね。
メールを保存する理由と形式の選び方
Outlookのイメージ
まず、なぜメールを保存する必要があるのでしょうか？
- 大切な情報を失いたくない—仕事の連絡や重要なやり取りを後で確認したいときに便利です。
- 他の人と共有したい—メールの内容を他の人に見せたいときに役立ちます。
- 整理整頓—必要なメールをすぐに見つけられるようにするためです。
メールを保存する際、どの形式で保存するかは重要です。主な形式とその特徴を見てみましょう。
- EML形式—Outlook以外のメールソフトでも開ける一般的な形式です。
- PDF形式—印刷したいときや、内容を固定したいときに便利です。
- テキスト形式—内容だけをシンプルに保存したいときに適しています。
- HTML形式—メールのデザインや画像をそのまま保存したいときに使います。
Outlookでのメール保存方法（新しいOutlookの場合）
では、実際にOutlookでメールを保存する方法を見ていきましょう。
- 保存したいメールを開く—受信トレイから保存したいメールをダブルクリックして開きます。
- 「その他のアクション」をクリック—メールの上部にある「…」をクリックします。
- 「名前を付けて保存」を選択—表示されるメニューから「名前を付けて保存」をクリックします。
- 保存場所と形式を選ぶ—保存先のフォルダーを選び、ファイルの種類を選択します。
- 「保存」をクリック—設定した内容でメールが保存されます。
PDF形式で保存する方法
PDF形式で保存すると、メールの内容がそのまま固定され、他の人と共有しやすくなります。
- 保存したいメールを開く—対象のメールをダブルクリックして開きます。
- 「印刷」を選択—メールの上部にある「…」をクリックし、「印刷」を選びます。
- プリンターを「Microsoft Print to PDF」に設定—プリンターの選択肢から「Microsoft Print to PDF」を選びます。
- 「印刷」をクリック—表示されるダイアログで保存先とファイル名を指定し、「保存」をクリックします。
テキスト形式で保存する方法
テキスト形式で保存すると、メールの内容だけをシンプルに保存できます。内容を他のアプリケーションに貼り付けて利用したいときに便利です。
- 保存したいメールを開く—対象のメールをダブルクリックして開きます。
- 「名前を付けて保存」を選択—メールの上部にある「…」をクリックし、「名前を付けて保存」を選びます。
- 保存場所と形式を選ぶ—保存先のフォルダーを選び、ファイルの種類を「テキスト（*.txt）」に設定します。
- 「保存」をクリック—指定した内容でメールが保存されます。
よくある質問や疑問
Q1: 保存したメールを開くにはどうすればよいですか？
保存したメールは、保存した場所（例ドキュメントフォルダー）にあります。保存した形式に応じて、適切なアプリケーションで開いてください。
Q2: 複数のメールをまとめて保存する方法はありますか？
複数のメールを一度に保存するには、メールを選択し、右クリックメニューから「名前を付けて保存」を選ぶことで可能です。ただし、保存形式は個別に設定する必要があります。
Q3: 保存したメールの内容を編集できますか？
保存したメールの形式によります。テキスト形式で保存した場合は、内容を編集できますが、EMLやPDF形式で保存した場合は、編集が難しいことがあります。
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まとめ
Outlookでメールを保存する方法を紹介しました。保存する形式を選ぶことで、メールの内容を目的に応じて活用できます。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、ぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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