Outlookのメールを保存する方法｜初心者でもできる形式別保存ガイド

Outlookで受信した大切なメール、どう保存していますか？「後で見返したい」「証拠として残しておきたい」「整理しておきたい」など、保存する理由はさまざまですよね。でも、保存方法って意外と知られていないんです。今回は、初心者の方でもできる、Outlookのメールを簡単に保存する方法を、形式別にわかりやすくご紹介します。

メールを保存する前に知っておきたいこと

まず、メールを保存する目的や必要な形式を考えてみましょう。例えば

これらの目的に応じて、適切な保存方法を選ぶことが大切です。

EML形式で保存する方法

EML形式は、メールの内容をそのまま保存できる形式です。以下の手順で保存できます

これで、メールがEML形式で保存されます。後で開くと、Outlookでそのまま表示されます。

PDF形式で保存する方法

PDF形式は、メールの内容を印刷するように保存できる形式です。以下の手順で保存できます

これで、メールがPDF形式で保存されます。印刷したような見た目で保存されるので、見た目を重視する場合に便利です。

MSG形式で保存する方法

MSG形式は、Outlookのメールデータをそのまま保存できる形式です。以下の手順で保存できます

これで、メールがMSG形式で保存されます。Outlookでそのまま開くことができます。

PSTファイルとして保存する方法（バックアップ用）

PSTファイルは、Outlookのメールデータをまとめて保存できる形式です。以下の手順で保存できます

これで、メールがPSTファイルとして保存されます。大量のメールをまとめて保存したい場合に便利です。

よくある質問や疑問

Q1: EML形式とMSG形式、どちらを選べばいいですか？

EML形式は他のメールソフトでも開ける汎用性がありますが、MSG形式はOutlook専用で、より詳細な情報を保持できます。用途に応じて使い分けましょう。

Q2: PDF形式で保存すると、メールの内容が編集できなくなりますか？

はい、PDF形式で保存すると、内容は編集できなくなります。印刷用や証拠保存に適しています。

Q3: PSTファイルはどのようにバックアップすれば良いですか？

PSTファイルは外付けハードディスクやクラウドストレージにバックアップすることで、データの保護ができます。

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まとめ

Outlookのメールを保存する方法は、目的や用途に応じてさまざまです。自分のニーズに合った保存方法を選んで、大切なメールをしっかりと保管しましょう。操作に不安がある方は、LINEでお気軽にご相談ください。