Outlookを使っていると、メールを保存したり、エクスポートしたりする場面が出てきますよね。仕事やプライベートで使っている大切なメールを、安全にバックアップしたり、別の環境に移したりする方法は知っておくととても便利です。しかし、これらの作業は少し難しそうに感じるかもしれません。
そこで今回は、初心者の方でもわかりやすく、Outlookメールの保存方法とエクスポート方法についてお伝えします。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方にも親しみやすい内容でお話ししますので、ぜひ最後までご覧ください。
Outlookメールの保存方法
Outlookのイメージ
まずは、Outlookで受信したメールを保存する方法について解説します。保存したいメールをどこに、どのように保存するかを理解しておくと、後で簡単にアクセスできるようになります。
メールをPCに保存する方法
OutlookからメールをPCに保存する方法は非常に簡単です。以下の手順で、メールを自分のPCに保存できます。
- Outlookを開き、保存したいメールを選択します。
- メールを右クリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダを選び、ファイル名を入力します。
- 保存形式として、「テキストファイル」や「HTML形式」などを選びます。
- 「保存」ボタンをクリックして完了です。
これで、メールが指定した場所に保存されました。後で確認したいときに、簡単に開くことができます。
メールをクラウドに保存する方法
もしPCに保存したくない場合、OneDriveなどのクラウドサービスにメールを保存することもできます。こうすれば、インターネットに接続できる環境なら、どこからでもアクセスできるので便利です。
- メールを選択して、右クリックし「名前を付けて保存」を選びます。
- 保存先として、OneDriveのフォルダを指定します。
- メールの形式を選んで保存します。
Outlookメールのエクスポート方法
次に、Outlookのメールをエクスポートする方法について説明します。エクスポートとは、Outlookのメールを別の場所に移すことです。たとえば、他のパソコンに移したいときや、バックアップを取るために使います。
メールをエクスポートしてファイルとして保存する方法
Outlookでエクスポートを行うと、メールを.pstファイルという形式で保存できます。これを使えば、後で他のパソコンにインポートしたり、バックアップとして保管したりできます。
- Outlookを開き、左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」から「アカウント設定」を選び、「エクスポート」をクリックします。
- 「エクスポートするファイルの種類」として、「Outlookデータファイル（.pst）」を選択します。
- エクスポートするデータ（メールやカレンダーなど）を選びます。
- 保存先を選び、「完了」をクリックします。
これで、Outlookメールが.pst形式で保存され、別の環境でも簡単にインポートすることができます。
よくある質問や疑問
Outlookのメールをエクスポートする際、すべてのメールを選択する必要がありますか？
いいえ、エクスポート時には、必要なメールだけを選択してエクスポートすることも可能です。すべてのメールをエクスポートすることもできますが、選択的にエクスポートしたい場合は、そのメールフォルダを選んでエクスポートしましょう。
エクスポートしたメールはどのように別のパソコンで開けますか？
エクスポートした.pstファイルを別のパソコンに移動させ、Outlookでインポートすることで、メールをそのまま確認できます。Outlookを開き、インポート機能を使ってファイルを読み込みます。
まとめ
いかがでしたか？今回は、Outlookメールの保存方法とエクスポート方法についてご紹介しました。手順を追っていけば、初心者の方でも簡単にできる内容ばかりです。大切なメールを保存したり、エクスポートしたりすることで、安心してメールを管理できます。
もし、まだわからないことがあれば、お気軽にLINEでお聞きくださいね！他にも疑問やお悩み事があれば、ぜひお声掛けください。
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