Outlookで「大切なメールを保存しておきたい」「パソコンが壊れたときに備えたい」と思ったことはありませんか？そんなときに便利なのが、メールの保存機能です。今回は、Microsoft 365のOutlookを使って、初心者の方でも簡単にできるメールの保存方法を、わかりやすく解説します。
メールをパソコンに保存する方法
Outlookのイメージ
Outlookでは、受信したメールをパソコンに保存することができます。これにより、インターネットに接続していなくても、保存したメールを確認することができます。
手順1: 保存したいメールを選択する
まず、Outlookを開き、保存したいメールを受信トレイなどから選びます。
手順2: 「名前を付けて保存」を選択する
選択したメールを右クリックし、表示されるメニューから「名前を付けて保存」をクリックします。
手順3: 保存先を指定し、保存する
保存先のフォルダーを選び、ファイル名を確認または変更して、「保存」をクリックします。これで、メールが.eml形式でパソコンに保存されます。
複数のメールをまとめて保存する方法
複数のメールを一度に保存したい場合は、Outlookの「.pstファイル」を使うと便利です。
手順1: 「インポート/エクスポート」を選択する
Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックし、「開く/エクスポート」を選択します。
手順2: 「ファイルにエクスポート」を選択する
表示されるウィザードで「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
手順3: 「Outlookデータファイル（.pst）」を選択する
「Outlookデータファイル（.pst）」を選び、「次へ」をクリックします。
手順4: 保存したいフォルダーを選択する
保存したいメールが含まれるフォルダーを選択し、「次へ」をクリックします。
手順5: 保存先とファイル名を指定する
保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力して、「完了」をクリックします。
手順6: パスワードを設定する（任意）
必要に応じて、バックアップファイルにパスワードを設定します。パスワードを設定すると、セキュリティが向上します。
手順7: エクスポートの完了
エクスポートが完了するまで待ちます。データ量によっては時間がかかることがありますので、気長にお待ちください。
メールをPDFやWord文書として保存する方法
Outlookでは、メールをPDFやWord文書として保存することもできます。
PDFとして保存する方法
保存したいメールを開き、「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。プリンターの選択画面で「Microsoft Print to PDF」を選び、「印刷」をクリックします。保存先を指定し、「保存」をクリックすると、PDFとして保存されます。
Word文書として保存する方法
保存したいメールを開き、「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力します。ファイルの種類を「HTML形式」に設定し、「保存」をクリックします。その後、保存したHTMLファイルをWordで開き、「名前を付けて保存」でWord文書として保存します。
よくある質問や疑問
Q1: 保存したメールはどこに保存されますか？
保存したメールは、指定したフォルダーに.eml形式で保存されます。保存先を忘れないようにしましょう。
Q2: .pstファイルとは何ですか？
.pstファイルは、Outlookのデータを保存するファイル形式です。複数のメールをまとめて保存する際に使用します。
Q3: 保存したメールを他のパソコンで見ることはできますか？
はい、保存した.emlファイルや.pstファイルを他のパソコンに移動し、Outlookで開くことで、保存したメールを確認できます。
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まとめ
Outlookでは、受信したメールをパソコンに保存することで、大切な情報を安全に保管することができます。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、簡単にメールを保存することができます。操作に不安がある場合は、LINEでお気軽にご相談ください。
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