こんにちは！今日は、Outlook 365（Microsoft 365）でのメール保存方法について、初心者の方にもわかりやすく解説します。パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して実践できる内容ですので、ぜひ最後までご覧くださいね。
Outlook 365 メール保存の基本
Outlookのイメージ
Outlook 365では、重要なメールを保存する方法がいくつかあります。主な方法は以下の通りです。
- 個別のメールをファイルとして保存する
- メール全体をバックアップする（.pstファイルの作成）
- Web版Outlookでの保存方法
それぞれの方法について、順を追って詳しく見ていきましょう。
個別のメールをファイルとして保存する方法
重要なメールを個別に保存したい場合、以下の手順で行えます。
- Outlookを開き、保存したいメールを選択します。
- 「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力します。
- 保存するファイル形式を選択し、「保存」をクリックします。
これで、選択したメールが指定した場所に保存されます。保存形式には、.msg（Outlook形式）や.html（HTML形式）などがあります。
メール全体をバックアップする方法（.pstファイルの作成）
複数のメールをまとめてバックアップしたい場合、.pstファイルを作成する方法が便利です。
- Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「開く/エクスポート」を選択し、「インポート/エクスポート」をクリックします。
- 「ファイルにエクスポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 「Outlookデータファイル（.pst）」を選択し、「次へ」をクリックします。
- バックアップしたいフォルダー（受信トレイなど）を選択し、「次へ」をクリックします。
- 保存先のフォルダーを指定し、ファイル名を入力します。
- 必要に応じてパスワードを設定し、「完了」をクリックします。
これで、指定したメールフォルダーが.pstファイルとして保存されます。保存した.pstファイルは、後でOutlookにインポートしてメールを復元できます。
Web版Outlookでの保存方法
Web版Outlook（Outlook on the web）でも、メールを保存することができます。
- Web版Outlookにサインインし、保存したいメールを開きます。
- 画面右上の「…」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存先のフォルダーを選び、ファイル名を入力します。
- 「保存」をクリックします。
これで、選択したメールが指定した場所に保存されます。保存形式は.eml形式となります。
よくある質問や疑問
Q1: メールをPDFとして保存する方法はありますか？
はい、あります。OutlookでメールをPDFとして保存するには、以下の手順を行います。
- 保存したいメールを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
- プリンターの選択で「Microsoft Print to PDF」を選びます。
- 「印刷」をクリックし、保存先を指定して「保存」をクリックします。
これで、メールがPDF形式で保存されます。
Q2: 保存したメールを他のPCで見ることはできますか？
はい、できます。保存した.pstファイルを他のPCに移動し、Outlookでインポートすれば、保存したメールを閲覧できます。
- Outlookを開き、「ファイル」タブをクリックします。
- 「開く/エクスポート」を選択し、「Outlookデータファイルを開く」をクリックします。
- 保存した.pstファイルを選択し、「OK」をクリックします。
これで、保存したメールが表示されます。
まとめ
Outlook 365でのメール保存方法について、いくつかの方法をご紹介しました。大切なメールを失わないよう、定期的にバックアップを取ることをおすすめします。操作に不安がある場合は、周りの方にサポートをお願いするのも良いでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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