「Outlookでよく使うメールの定型文を保存して、毎回入力する手間を省きたい！」そんなお悩みを解決します。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Outlookでメールテンプレートを保存する方法を、ステップバイステップでご紹介します。
Outlookのメールテンプレートとは？
Outlookのイメージ
Outlookのメールテンプレートは、よく使うメールの内容（宛先、件名、本文など）を保存しておき、必要なときに呼び出して再利用できる機能です。これにより、毎回同じ内容を入力する手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
テンプレートの種類と特徴
Outlookには主に2種類のテンプレートがあります。それぞれの特徴を見てみましょう。
マイテンプレート
- 特徴メールの本文のみを保存できます。
- 利用方法Outlookの「新規メール」作成画面から「マイテンプレート」を選択し、保存したい内容を入力して保存します。
- 注意点件名や宛先は保存できません。
ユーザーテンプレート（.oftファイル）
- 特徴メールの本文、宛先、件名、添付ファイルなど、メールの全体を保存できます。
- 利用方法メールを作成し、「ファイル」→「名前を付けて保存」で「Outlookテンプレート（.oft）」として保存します。
- 注意点保存場所は「C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」がデフォルトです。
テンプレートの作成方法
それぞれのテンプレートの作成方法を詳しく見ていきましょう。
マイテンプレートの作成手順
- Outlookを開き、「新規メール」をクリックします。
- メール作成画面で、右上の「…」をクリックし、「マイテンプレート」を選択します。
- 「+テンプレート」をクリックし、タイトルと本文を入力します。
- 入力が完了したら、「保存」をクリックしてテンプレートを保存します。
ユーザーテンプレートの作成手順
- Outlookを開き、「新規メール」をクリックします。
- 宛先、件名、本文など、保存したい内容を入力します。
- 「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存する場所として、「C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates」を選択します。
- ファイルの種類を「Outlookテンプレート（.oft）」に設定し、ファイル名を入力して保存します。
テンプレートの呼び出し方法
保存したテンプレートを呼び出して使用する方法を見てみましょう。
マイテンプレートの呼び出し手順
- Outlookを開き、「新規メール」をクリックします。
- メール作成画面で、右上の「…」をクリックし、「マイテンプレート」を選択します。
- 保存したテンプレートが一覧に表示されるので、使用したいテンプレートをクリックすると、本文が自動で挿入されます。
ユーザーテンプレートの呼び出し手順
- Outlookを開き、「ホーム」タブの「新しいアイテム」をクリックします。
- 「その他のアイテム」→「フォームの選択」を選択します。
- 「フォームの選択」ダイアログボックスが表示されたら、「ファイル システム内のユーザー テンプレート」を選択します。
- 保存したテンプレートを選択し、「開く」をクリックすると、テンプレートが新規メールとして開かれます。
テンプレート活用のコツ
テンプレートをより効果的に活用するためのポイントをご紹介します。
- 定期的な更新テンプレートの内容は定期的に見直し、最新の情報に更新しましょう。
- テンプレートの整理不要になったテンプレートは削除し、整理整頓を心がけましょう。
- 一貫性の確保テンプレートを使用することで、メールの内容に一貫性を持たせることができます。
よくある質問や疑問
Q1: テンプレートに件名や宛先を含めることはできますか？
マイテンプレートでは本文のみを保存できますが、ユーザーテンプレートでは件名や宛先も含めて保存できます。
Q2: テンプレートを編集することはできますか？
はい、作成したテンプレートは編集可能です。マイテンプレートの場合は、テンプレートを選択し、内容を変更して保存することで編集できます。ユーザーテンプレートの場合は、テンプレートを開き、内容を変更して上書き保存することで編集できます。
Q3: テンプレートを共有することはできますか？
Outlookのテンプレートは個人単位での利用が基本となっています。チームで共有したい場合は、共有メールボックスや共有フォルダーを利用するか、専用のメール共有システムの導入を検討すると良いでしょう。
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まとめ
Outlookのメールテンプレート機能を活用することで、日々のメール作成が効率化され、業務の生産性が向上します。初心者の方でも、上記の手順に従ってテンプレートを作成・活用することで、快適なメールライフを送ることができます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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